Break Even und Zeitpunkt der Amortisation mit einem Excel Template ermitteln

Wie findet man heraus ob sich ein Produkt oder ein Standort wirklich lohnt. Oder ab wann rechnet sich eine Investition? Um das herauszufinden gibt es zwei Punkte im Laufe einer Investition, die Gewinnschwelle (Break Even) und die Amortisierung. Und weil ich schon lange keines mehr erstellt habe, hier ein Template um beides herauszufinden.

Hier gehts direkt zum Download.

Break Even und Amortisation – kurz erklärt

Grafisch lassen sich beide Punkte sehr schön darstellen und erklärt wurde das auch schon zig mal, z.B. hier und hier . Kurz zusammengefasst: Der Break Even Punkt oder die Gewinnschwelle ist der Moment im Zeitverlauf zu dem die Kosten und Umsätze eines Produktes, Standorts oder Kunden gleich hoch sind. Also z.B. Miete, Personalkosten, Betriebskosten und Einkaufskosten eines Ladens den Verkaufsumsätzen entsprechen. Oder anders gesagt, wenn der Gewinn/Ertrag das erste mal Null ist und nicht negativ. Der Break Even ist also kein Wert, sondern ein Zeitpunkt oder eine Periode.

Break_Even
Die Amortisierung ist der Punkt aber dem nicht nur der Gewinn einer Periode Null ist, sondern die Gewinnsumme aller Perioden Null ist, also inklusive der Investitionen aus den ersten Monaten. In unserem Beispiel aus dem Diagramm oben also in der siebten Periode (ja ja – bis auf 6 Cent!).
Amortisation
Die Flächen der roten und grünen Säulen sind also gleich groß.

Funktionsweise der Vorlage

Ich habe eine Vorlage erstellt, in dem Du beide Punkte prognostizieren kannst. Angelegt ist das Template für 18 Monate, das sollte eigentlich für die meisten Projekte ausreichen. Wenn Du mehr brauchst, solltest Du über einen konkreten Businessplan nachdenken. Das Template soll also vor allem dazu dienen schnell eine Möglichkeit zu haben Break Even und Amortisierung zu ermitteln. Das kannst Du im Grunde auch für die Anschaffung einer Biogasanlage verwenden oder für Investitionen in die Energieeffizienz eines Hauses.

Screenshot_Base

Von oben nach unten trägst Du also die verschiedenen Kostenarten ein, danach die Umsätze und das Template errechnet für Dich die Gewinne pro Periode und kumuliert für alle Perioden. Zusätzlich wird der Verlauf noch in einem Diagramm dargestellt. Zunächst also zu den Kosten.

Kostenarten

In dem Template sind vier verschiedene Kostenarten angelegt:

  • Investitionen (Mietkautionen, Büroausstattung, Maschinen, etc.)
  • Fixkosten (Personal, Miete, Strom)
  • Variable Kosten (Legal, umsatzabhängige Kosten, saisonabhängige Kosten)
  • Stückkosten

Die letzteren werden im Template sehr einfach berechnet, aus einem Stückkostenpreis (mal den verkauften Stücken in Zeile 23). In vielen Fällen kann diese Kalkulation kompliziert sein, dann bitte separat berechnen und hier eintragen.Screenshot_Kostenarten

Du musst nicht überall etwas eintragen, wenn Du z.B. keine variablen Kosten (zusätzlich zu den Stückkosten) hast, dann einfach leer lassen. Wenn Du mehr Zeilen für die Kosten brauchst, kannst Du die einfach einfügen, die Summenzeilen aktualisieren sich dann automatisch; deswegen auch die etwas komplizierte Summenformel.

Umsatz

Der Umsatz wird sehr vereinfacht berechnet auf Basis der verkauften Stücke. Das kann alles mögliche sein, Orders in einem Onlineshop, Buchungen von Schulungen, Manntage, usw. Darunter wird in Zeile 24 der durchschnittliche Umsatz für diese Stücke eingetragen. Das kann für jede Periode gleich sein (in dem Beispiel 100) oder jeweils unterschiedlich, abhängig von Deinem Geschäft.Screenshot_Umsatz

In Zeile 25 wird dann daraus der Umsatz berechnet, also wieder sehr vereinfacht. Wenn Du mehrere heterogene Produkte oder Projekte hast, dann solltest Du wieder den Umsatz separat berechnen und hier eintragen. Oder, falls möglich für jedes Produkt/Projekt ein separates Template ausfüllen.

Nachdem Du die verschiedenen Kostenarten eingetragen hast und der erwartete Umsatz kalkuliert ist, kannst Du sehen, in welchen Perioden der monatliche Ertrag positiv wird, also der Break Even erreicht ist und ab welcher Periode sich die anfänglichen Investitionen amortisiert haben.

Break Even und Amortisierung

In dem Template wird in Zeile 27 der Break Even in grün hinterlegt, der Zeitpunkt der Amortisierung in Zeile 28 in blau. Zusätzlich dazu wird noch der höchste Investitionszeitpunkt in rot markiert. Das ist der Betrag, den man in Summe investieren muss und mehr oder weniger Cash zur Verfügung haben sollte um das Ganze zu initiieren. Die drei hellgrauen Zeilen darunter dienen nur zur Darstellung im Diagramm.

Apropos Cash – Du solltest immer versuchen, die Cash Betrachtung und die GuV Betrachtung getrennt zu halten. Sind sehr viele Anlageninvestitionen enthalten, dann kann der Break Even sehr viel schneller erreicht sein, der Cash Break Even dagegen sehr viel später. Mehr dazu findest Du hier.

In dem Diagramm darunter siehst Du die monatliche Entwicklung für den monatlichen (blau) und kumulierten Ertrag (rot und grün). Die rote Linie ist die Null-Linie zur besseren Orientierung.

Break_Even_Diagramm

Zusammengefasst ist in unserem Beispiel also der maximale Investitionsbedarf 45.832,00 Euro bis Periode 6. Einen Monat darauf ist bereits der Break Even erreicht. Das diese beiden Punkte direkt aufeinanderfolgen ist übrigens meistens so. In Periode 13 ist dann der Zeitpunkt der Amortisierung erreicht, die gesamten Investitionen aus den ersten sechs Monaten sind also durch Erträge kompensiert.

Hier gehts noch mal zum Template. Das Beispiel aus den Screenshots ist in dem Excel File ebenfalls enthalten. Ich hoffe das hilft Dir weiter und bei Fragen und Anregungen, gerne als Kommentar oder direkt per E-Mail.

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