Buchhaltung selber machen oder machen lassen oder irgendwas dazwischen?

Ist eigentlich die falsche Frage, aber keine Angst – ganz am Ende gehe ich auf die Frage noch mal ein! Besser wäre es sich zu fragen, was man von der eigenen Buchhaltung erwartet und erwarten kann und ob es sinnvoll ist sich intensiver damit auseinanderzusetzen. Um das näher zu erläutern werde ich erst einmal darauf eingehen, welche Aufgaben die Buchhaltung eigentlich hat und danach drei typische Fragestellungen aufzeigen, zu deren Lösung die Buchhaltung beitragen kann. Ob die Buchhaltung dafür intern oder extern erstellt wird ist meist unerheblich; wenn sie aber nun schon gemacht wird und Geld kostet, dann sollte man auch versuchen mehr aus der Buchhaltung heraus zu holen.

Aufgaben der Buchhaltung

Aufgabe 1: Erfassung der Vorgänge im Unternehmen

Sehr grob gibt es drei Vorgänge, die in der Buchhaltung erfasst werden und das sind Umsätze, Kosten und Zahlungen. Umsätze zeigen die Leistungen des Unternehmens und die Entwicklung dieser Leistungen (meist in Form von Ausgangsrechnungen). Die Kosten zeigen die dafür nötigen Aufwendungen. Und die Zahlungen stellen die generierten Umsätze und angefallenen Kosten zur echten Welt in Bezug, also dem verfügbaren Vermögen (Bankkonten, Kassen, Paypal etc.). Je nach steuerlichen und handelsrechtlichen Gegebenheiten fällt das jeweils unterschiedlich kompliziert aus aber grundsätzlich sind es immer diese drei Vorgänge die erfasst werden. Aus den Umsätzen minus den Kosten errechnet sich der Gewinn, also das, was am Ende übrig bleibt.

Aufgabe 2: Internes und externes Reporting

Aus diesen Vorgängen (Aufgabe 1) erstellt die Buchhaltung ein externes Reporting um Dritten gegenüber Auskunft geben zu können. Dritte sind grundsätzlich zwei Gruppen, Behörden & Institutionen (Finanzamt, Krankenkassen etc.) und Geschäftspartner (Banken, Kunden, Lieferanten). Dieses externe Reporting (meist bestehend aus GuV/BWA und Bilanz) ist sehr starr und reglementiert. Das hat den Vorteil, dass alle Reports sehr ähnlich sind und auch die Anforderungen und Details sehr genau geregelt sind – also weniger Missverständnisse.
Es gibt aber noch eine weitere Aufgabe der Buchhaltung und das ist das interne Reporting. Dabei geht es um die Darstellung der Entwicklung der Vorgänge im Unternehmen. Also zum Beispiel um die Verteilung der Umsätze auf einzelne Kunden oder Kundegruppen, Märkte oder Produkte. Auf der Kostenseite um die Aufstellung der Kostenarten und Ihre Entwicklung oder die Aufteilung in fixe und variable Kosten, operative oder Verwaltungskosten.

Aufgabe 3: Darstellung der Liquidität

In den meisten Buchhaltungen werden extra zu diesem Zweck Nebenbücher geführt, Debitorenbuchhaltung und Kreditorenbuchhaltung. Diese beiden Nebenbücher dienen dazu festzuhalten, welche Rechnungen (gerne auch Forderungen und Verbindlichkeiten genannt) schon bezahlt sind und welche nicht. Das gilt sowohl für die eigenen Rechnungen (Debitoren/Forderungen) als auch für die von den Gläubigern des Unternehmens (Kreditoren/Verbindlichkeiten). Der Abgleich dieser Nebenbücher findet hauptsächlich über die Bankkonten (Vermögenskonten) statt. Eine Rechnung bleibt in diesen Nebenbüchern also so lange als offen markiert, bis die Zahlung oder Bezahlung auf dem Bankkonto erscheint.

Fazit Aufgaben der Buchhaltung

Bei vielen kleinen bis mittleren Unternehmen (KMU) wird wohl der Steuerberater oder ein externer Buchhalter die Buchhaltung erstellen. Das ist in vielen Fällen auch genau das Richtige, weil rechtssicher und jemand die Buchhaltung erstellt, der sich damit auskennt. Der Fokus liegt dabei aber meist auf der korrekten Verarbeitung und Erstellung und weniger auf dem Nutzen der Daten als Informationsquelle. Daher jetzt drei typische Probleme, bei denen die Buchhaltung oft helfen kann – egal ob intern oder extern erstellt.

Probleme und Fragen bei denen die Buchhaltung helfen kann

Umsatz- und Kostenübersicht

Je größer ein Unternehmen wird (mehr Aufträge, Mitarbeiter, Standorte, Produkte etc.), desto schwieriger wird es den Überblick zu behalten. Einerseits über die Umsätze vor allem aber über die Kosten. Einen eigentlich guten Überblick dafür kann die GuV (Gewinn und Verlustrechnung) oder BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) geben. Leider sieht das in den meisten Fällen so oder so ähnlich aus:

DATEV_BWA

 

Sehr viele kryptische Bezeichnungen und Zeilen zu denen man nicht wirklich versteht, was das bedeuten soll. Und was zur Hölle steckt in den Sonstigen Kosten? Meist wird in diesem Bericht nur die letzte Zeile beachtet – der Gewinn, oder hier das „Vorläufige Ergebnis“.

Alle diese Positionen setzen sich aus bebuchten Konten zusammen. Um einen besseren Überblick zu bekommen musst Du Dich eigentlich nur damit auseinandersetzen, welche Konten dahinterstecken und diese vielleicht anders zusammenfassen. Wichtig ist dabei nur keines der Konten zu vergessen, also das gleiche Ergebnis herauskommt. Die gleichen Konten könnten dann beispielsweise so aussehen:

GuV_Sample

 

GuV_Sample_Detail

Das kannst Du selbst in Excel machen mit der Summen- und Saldenliste (kurz SuSa – die kann Dir Dein Buchhalter für jeden Monat in etwa 2 Minuten erstellen und schicken), aber auch mit Deinem Steuerberater oder Buchhalter reden, damit Ihr so etwas gemeinsam erstellt. Wichtig ist dabei auch sich immer den Verlauf anzusehen und nicht nur jeweils separat einen Monat und die Informationen so gegliedert sind, dass sie erstens nützlich und zweitens auch verständlich sind.

Sind alle Rechnungen bezahlt?

Bis zu einer gewissen Anzahl an Kunden, Projekten, Produkten, Dienstleistungen, Standorten usw. kannst Du die Abrechnung sehr gut selbst machen solange Du Dich an die formalen Anforderungen an eine Rechnung hältst (Link). Z. B. in Excel oder Word (oder mit Quittungsblock und Durchschlag) oder mit diversen Tools und Software Lösungen.

Aber irgendwann verliert man immer den Überblick über den Status der Rechnungen, abhängig natürlich von der eigenen Sorgfalt und dem Prozess. Um hier den Überblick zu behalten kann Dir die Buchhaltung sehr gut helfen.
Mindestens einmal im Monat stimmt Dein Buchhalter Deine Bankkonten mit seiner Buchhaltung ab und erfasst dabei welche Ausgangsrechnungen bezahlt sind und welche nicht. Über die Auswertung der Debitoren (-konten) kann er Dir also wenigstens einmal pro Monat eine Aufstellung schicken, für welche Kunden noch welche Rechnungen offen sind und wie alt diese Rechnungen sind. Viele machen das nochmal separat, obwohl der Buchhalter das meist ohnehin macht.

Lohnt sich das? / Hat sich das gelohnt?

Bei jeder Idee, jedem Produkt, jedem neuen Kunden stellt sich immer irgendwann diese Frage – im Idealfall bevor Du damit anfängst! Damit Du das hinterher überprüfen kannst, muss die Buchhaltung entsprechend geführt werden. Willst Du also z.B. einen zweiten Standort eröffnen solltest Du schon bevor die ersten Kosten anfallen diese Information an die Buchhaltung weitergeben. Die kann dann über Buchungstexte oder besser über z.B Kostenstellen /Profitcenter/Konten (oder einer Kombination daraus) diese Informationen trennen und nachträglich auswertbar machen.

Das kannst Du natürlich auch zu Fuß erledigen aber erstens macht man das meistens nicht laufend und manuell ist das sehr fehleranfällig. Und wenn die Kosten und Umsätze ohnehin schon erfasst werden (müssen), dann doch gleich so, dass man das einfach auswerten kann.

Fazit

Zurück zur Ausgangsfrage: Es ist wirklich nicht so wichtig, wer die Buchhaltung führt. Wichtig ist meiner Meinung nach, dass die Buchhaltung nicht nur zum Zwecke der Gewinn- und Steuerermittlung geführt wird sondern die Daten genutzt werden um das eigene Unternehmen besser zu verstehen. In vielen Fällen macht es aber einer bestimmten Größe und/oder Komplexität Sinn das in die Firma zu holen, einfach weil die Wege kürzer werden und man sich viel schneller abstimmen kann.

Das wichtigste Kriterium ist aber vermutlich, in welchem Umfeld sich Dein Unternehmen bewegt. Je öfter und schneller Du sehr genau darüber informiert sein musst, wie sich einzelne Bereiche (Umsätze und Kosten) finanziell entwickeln, des eher solltest Du anfangen die Buchhaltung selber zu machen. Also z.B. Hausverwaltung versus App-Entwicklung.

Wenn Du dabei Hilfe brauchst, kannst Du Dich gerne an mich wenden, wir helfen dann gerne weiter unter oliver.buchberger@fischerberger.de oder KONTAKT. Wir wollen Deine Buchhaltung gar nicht machen, können Dir aber dabei helfen mehr aus Deiner Buchhaltung heraus zu holen und das oft schon in ein paar Tagen.

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