Im Laufe meiner Tätigkeit im Bereich Finanzen und Buchhaltung war das Rechnungseingangsbuch immer wieder ein wichtiger Bestandteil meiner Arbeit und integraler Bestandteil der Prozesse rund um alle Eingangsrechnungen. Daher möchte ich in diesem Artikel versuchen einige Fragen zu dem Thema zu beantworten und meine Erfahrungen zu Nutzen und Umgang mit dem Rechnungseingangsbuch teilen.

Was ist ein Rechnungseingangsbuch überhaupt und für was brauche ich das?

Das Rechnungseingangsbuch dokumentiert die wichtigsten Daten aller eingehenden Rechnungen (egal auf welchem Weg Dich diese erreichen, Post, Fax, E-Mail, …) in einer kurzen und übersichtlichen elektronischen Form. Somit wird zugleich dokumentiert, was für Dein Unternehmen gekauft wurde (Wareneingang). Dafür könntest Du natürlich eine einfache Exceltabelle verwenden oder unsere Vorlage nutzen (hier geht es zum Artikel dazu) in der unsere gesamte Erfahrung zu dem Thema steckt – aber dazu später noch etwas mehr.

Gibt es eine gesetzliche Vorschrift, dass ein Rechnungsbuch geführt werden muss?

Die Vorschriften zur Buchhaltung besagen, dass alle Unterlagen vorzuhalten sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der steuerlich relevanten Tatbestände aufbewahrt werden müssen. Dazu gehört auch, dass Du belegen kannst, dass die Ordnungsvorschriften umgesetzt werden und deren Einhaltung überwacht wird. Somit ist das Rechnungseingangsbuch neben anderen Grundbüchern (z.B. dem Kassenbuch) ein wichtiger Bestandteil. Es gibt keine Pflicht, ein Rechnungseingangsbuch zu führen, es hilft Dir jedoch wesentlich dabei, vor allem bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder externen Wirtschaftsprüfungen, den tatsächlichen Rechnungseingang mit den gebuchten Rechnungen abzugleichen.

Welche Vorteile hast Du darüber hinaus durch die Führung eines Rechnungseingangsbuches?

Die relevanten Daten aus Rechnungen können sehr schnell gefunden und genutzt werden – auch ausserhalb und unabhängig von der Buchhaltung
Typische Fragen dazu sind: „Kannst Du mir sagen, wo wir denn diese Tische, Stühle, Werkzeuge etc. gekauft haben und wann war das gleich wieder? Weißt Du auch noch was die damals gekostet haben?“

Auch bei Garantiefällen benötigt man oftmals eine Rechnung, kann diese aber nicht mehr auf die Schnelle finden bzw. muss erst aufwendig in der Buchhaltung nachfragen, was z.B. bei einer externen Buchführung durch den Steuerberater meist sehr zeitintensiv sein kann.

Rechnungsinformationen gehen nicht verloren

Rechnungen können nicht einfach „verschüttgehen“, wenn sie zum Beispiel direkt zur Rechnungsprüfung in die Fachabteilung gegeben und erst anschließend von Deiner Buchhaltung oder Deinem Steuerberater erfasst werden, zumindest ist ihr Eingang, Rechnungsinhalt und der Brutto- sowie Netto-Betrag stets protokolliert.

Vermeidung von „Doppelungen“

Eine aus meiner Sicht sehr wichtige Aufgabe des Rechnungseingangsbuches ist auch die Prüfung der Rechnungsnummer auf Duplikate. Viele Lieferanten versenden ihre Rechnungen per Post und noch zusätzlich per Email. Das kann dazu führen, dass die Rechnungen doppelt erfasst und auch gezahlt werden, was auf Dauer sehr viel unnötigen Aufwand und Geld kostet.

Ausnutzung von Zahlungszielen

Weiterhin dient das Rechnungseingangsbuch auch zur besseren Nachvollziehbarkeit der Zahlungsfristen. Beispielsweise kannst Du anhand des Eingangsdatums die auf der Rechnung angegebene Skontofrist um einen oder zwei Tage verlängern.

Exportfunktion in der Excel Vorlage:

Du kannst Zeit sparen, indem Du z.B. Deinen monatlichen Rechnungseingang an Deinen Steuerberater per E-Mail schickst und dieser ihn direkt in sein Buchhaltungsprogramm importiert. Hierbei hilft Dir die Exportfunktion. Vielleicht sorgt diese, auf Seiten Deines Steuerberaters ebenfalls gesparte Zeit, zudem noch für einen Abschlag bei seinen Gebühren für die Erstellung Deiner Buchhaltung.
Die Exportfunktion kann natürlich bei Bedarf auch erweitert werden, beispielsweise um Kostenstellen oder einen DTAUS-Export für den elektronischen Zahlungsverkehr.

Ich persönlich finde besonders die integrierte Export-Funktion sehr praktisch, mit der Du gleich die fertigen Buchungssätze einspielen kannst (sofern die Stammdaten passend angelegt sind). Hier noch mal der Link zum Artikel mit der Vorlage.

Ein weiterer Vorteil davon ist, dass so einheitliche Buchungstexte erzeugt werden, die immer nach dem gleichen Schema aufgebaut sind. Das schafft Ordnung und erleichtert bei Bedarf die Suche nach einzelnen Buchungen.

Hier noch ein Tipp zur Anlage der Stammdaten

Wenn das Kreditorenkonto beispielsweise mit „Müller GmbH & Co. KG“ beschriftet ist und im Buchungstext soll nur „Müller“ erscheinen, dann trage beim Lieferanten auch nur „Müller“ ein.

Ebenso solltest Du bei den Stammdaten im Registerblatt Kostenarten vorgehen und nur den im Buchungssatz vorkommenden Text für die Kostenart im entsprechenden Feld eintragen.

Wenn Du das einmal sauber aufgesetzt hast, werden sich die Buchungstexte wie folgt zusammensetzen:

Fazit Rechnungseingangsbuch

Ich kann kleinen und mittleren Unternehmen nur dazu raten, ein Rechnungseingangsbuch zu führen. Man muss tatsächlich kein Buchhalter sein, um mit der Vorlage umgehen zu können. Nach einer kurzen Einweisung kann jeder Deiner Mitarbeiter/innen damit umgehen und entlastet Dich damit von Routineaufgaben. Lass Deine Rechnungen am besten dort erfassen, wo ohnehin Deine Waren-/Posteingänge bearbeitet werden – dann läuft bei Dir von Anfang an alles reibungslos!

Bei Fragen zu dem Thema, Eingangsrechnungen oder Buchhaltung im Allgemeinen kannst Du Dich gerne an uns wenden, entweder über einen Kommentar oder direkt per E-Mail an sven.fischer@fischerberger.de