Digitalisierung der Buchhaltung

Die Buchhaltung ist ein Paradebeispiel für die Digitalisierung. Fast jeden Monat werden im Grunde die gleichen Buchungen erzeugt, lediglich die Beträge unterscheiden sich. Mieten, Lizenzen, Gehälter, Bestellungen, Beiträge, aktive Rechnungsabgrenzung usw. Die Anzahl und Zusammensetzung der Lieferanten verändert sich üblicherweise auch nur sehr langsam. Sogar die Umsatzbuchungen sind meistens die gleichen, nur die Kundennamen und Beträge ändern sich. Das ideale Umfeld für die Digitalisierung: viele sich nur marginale unterscheidende und immer gleich ablaufende Prozesse, die monatlich erledigt werden müssen.

Trotzdem scheuen viele davor zurück ein solches Projekt anzugehen, obwohl zu erwartende Zeitersparnis und Kostensenkungen hinreichend dokumentiert sind. Steuerberater hätten eigentlich ein Interesse daran, scheuen aber oft den Zeitaufwand oder es fehlt Ihnen schlicht an Erfahrung. Interne Buchhaltungen haben oft Bedenken, dass sie sich selbst damit wegrationalisieren. Unsere Erfahrung ist bei beiden Punkten eine andere. Steuerberater bei deren Kunden wir Buchhaltungen oder Teile davon digitalisiert haben, wollen gar nicht mehr darauf verzichten. Interne Buchhalter und Buchhalterinnen finden auf einmal Zeit für viel wesentlichere Dinge, wenn Ihre tägliche Arbeit von System(en) unterstützt wird.

Digitalisierung bedeutet Prozesse zu digitalisieren, nicht die Mitarbeiter. Denn ohne Mitarbeiter gibt es keine Buchhaltung. Digitalisierung bedeutet aber, dass sich die Aufgaben der Mitarbeiter ändern. Das führt nicht zwangsläufig zu einem papierlosen Büro sondern die Digitalisierung der Prozesse. Also z.B. wie die Daten gebucht werden, wie der Abgleich des Bankkontos mit Debitoren und Kreditoren abläuft, die Verbuchung der PayPal Umsätze, Debitoren Abstimmung, Forecasting, Planung und Auswertungen der Daten. Diese Veränderung im Unternehmen voranzubringen ist die eigentliche Aufgabe.

Zur Digitalisierung der Buchhaltung stehen unzählige Tools und Möglichkeiten zur Verfügung. Angefangen bei massiven ERP-Systemen bis hin zu kleinen Tools und Helferlein, die das Leben, bzw. einzelne Prozesse oder Aufgaben erleichtern sollen. Wir haben mal angefangen zu zählen und bei über 100 Tools und Systemen haben wir aufgehört zu zählen. Cloudlösungen spielen dabei eine immer wichtigere Rolle, weil die Aufgaben dezentral verteilt werden können, der Zugriff unabhängig vom Standort ist und diese Systeme ohne eigene technische Infrastruktur auskommen. Sicherheitsaspekte, Erreichbarkeit und Geschwindigkeit sprechen dagegen für lokale Lösungen.

Das wichtigste ist dabei die richtige Auswahl: Segelschuhe, Laufschuhe, Wanderschuhe und Gummistiefel sind im Grunde alle Schuhe – aber für vollkommen unterschiedliche Aufgaben. Genauso verhält es sich auch mit der Buchhaltungssoftware. Es gibt Branchenlösungen, die oft sehr gut passen, oder Tools für bestimmte Aufgaben, die sich leicht und unabhängig voneinander installieren und nutzen lassen. Ganzheitliche Lösungen sind teuer und haben einen deutlich höheren Initialaufwand. Eine Kombination aus einzelnen Systemen geht oft schneller, oft fehlt dann aber der automatische Austausch der Daten.