Gastronomie Planung als Template inklusive Vorjahr und PLAN/IST Vergleich

Das eigene Restaurant, das wärs! Wie oft habe ich schon auf dem Papier (oder auch im Chat) einen eigenen Sandwichladen aufgemacht. Eigentlich nur damit ich den ganzen Tag Sandwiches essen kann aber es gibt Leute, die stecken all Ihr Herzblut und Ihre Energie in einen Ort an dem wir gerne etwas essen oder trinken und uns wohlfühlen.

Damit sich das auch rechnet sollte man sich auch mit den Finanzen auseinandersetzen, Du solltest also noch ein klein wenig Hetzblut dafür übrig lassen. Damit Du Dir nicht alles selber ausdenken musst habe ich ein Excel Template erstellt, dass für die meisten Lokale wenigstens die Grundlagen abdecken sollte. Darin kannst Du Dein Vorjahr abbilden (falls schon vorhanden), einen Plan für das aktuelle Jahr aufstellen und mit den IST Werten (aktuelles Jahr) befüllen. Hier gehts zum Beispiel Template mit Zahlen gefüllt.

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Das Gastronomie Planungs Template

Aufbau der Vorlage

Das Template teilt sich in vier relevante Reiter auf. Das Vorjahr in dem Du die Werte aus dem vergangenen Jahr hinterlegen kannst. Dies dient zur Kontrolle der Planung aber auch zum Vergleich mit den Ergebnissen des aktuellen Jahres. Den Plan für das aktuelle Jahr und die IST für das tatsächliche Ergebnis pro Monat. Im Reiter Diagramme kannst Du für die verschiedenen Zeilen die jeweilige Entwicklung ablesen. Im Reiter DATA bitte nichts ändern.

Jeder der drei Reiter (Vorjahr, PLAN und IST) ist exakt gleich aufgebaut und es werden die gleichen Positionen abgefragt – siehe auch den Screenshot.

Positions_Screenshot

Diese Positionen sind gruppiert in:
Lokaldaten

offene Tage
Anzahl Plätze
Anzahl Gäste

Umsatz
Umsatz Speisen
Umsatz Getränke

und Materialkosten
Materialkosten Speisen
Materialkosten Getränke

Personal, aufgeteilt in
Personalkosten
Personalkosten Küche
Personalkosten Service
Personalkosten Verwaltung

und Mitarbeiterzahlen
Mitarbeiter Küche
Mitarbeiter Service
Mitarbeiter Verwaltung

Andere Kosten
laufende Kosten
sonstige Kosten
und das Ergebnis

Die letzten vier Spalten zeigen für jede Postion die Summe, das Minimum, den Durchschnitt und das Maximum. Ich habe versucht, dass die Liste so kurz wie möglich zu halten, damit das einerseits leicht zu pflegen ist, andererseits aber spezifisch genug ist, damit Du einen guten Überblick über Deinen Laden erhältst.

Die meisten der Positionen sollten selbsterklärend sein, auf einige möchte ich aber trotzdem kurz eingehen.

Die Planungspositionen

Die Anzahl der Plätze sollte nicht stark variieren, selbst bei wechselnder Bestuhlung reicht es vollkommen wenn Du hier einen Monatsdurchschnitt einträgst. Die Materialkosten können für die Planung einfach geplant werden, wenn man diese in % vom Umsatz berechnet; 31% vom Umsatz für die Speisen und 26% vom Umsatz für die Getränke in meinem Beispiel.

Unter laufende Kosten kannst Du alle Aufwände zusammenfassen, die für den operativen Betrieb nötig sind, also z.B. Raummiete/Pacht, Reinigung, Strom und Entsorgung und Zahlkosten (Kreditkarten etc.). Sonstige Kosten ist dann der Rest aber ich würde Steuern und solche Dinge hier nicht mit aufnehmen. Die meisten der Zahlen solltest Du so von Deiner Buchhaltung bekommen können, auch wenn das so in der Standard BWA nicht vorgesehen ist hilft Dir Dein Steuerberater oder Deine (externe) Buchhaltung sicher damit weiter.

Die Auswertung

Du musst natürlich nicht alle Positionen befüllen und planen, aber ich denke das meiste davon ist schon sinnvoll. Das File bietet im Grunde drei Funktionen, den Vergleich mit dem Vorjahr, eine (variable) Planung zu hinterlegen und beides mit dem aktuellen Ergebnis abzugleichen.

In jedem Reiter habe ich die Möglichkeit hinterlegt eine eigene Kennzahl zu erstellen und in einem Liniendiagramm abzubilden. Die Kennzahl teilt immer die obere Auswahl durch die untere Auswahl. Die Auswahl, die Du dafür in einem der Ritter triffst, wird in allen anderen Reitern übernommen.

Individuelle_Kennzahl

Im Reiter Diagramme kannst Du dann sehen wie sich die einzelnen Werte entwickeln und ob Du Deine Planung erreichst oder übertriffst. Oben über das kleine Dropdownfeld kannst Du die jeweilige Position auswählen, das Diagramm zeigt Dir dann Vorjahr, Plan und IST an. Die Balken rechts zeigen die Jahressummen der Kennzahl an. Die dünnen horizontalen Linien zeigen dabei jeweils das Jahresmittel. Das dient Dir dazu für jeden Monat zu erkennen, ob der Monat über oder unter dem Planungsdurchschnitt liegt (oder z.B. unter dem Vorjahresdurchschnitt). Das untere Diagramm zeigt wieder die individuelle Kennzahl.

Beispiel_Diagramme

Hier noch einmal der Link – diesmal zum leeren File. Ich habe die Arbeitsmappen geschützt über den Blattschutz; allerdings ohne Passwort, Du kannst das also einfach herausnehmen, wenn Dich das stört. Viel Spaß und Erfolg damit und falls Du Fragen oder Anregungen dazu hast, dann immer her damit, hier in den Kommentaren oder per E-Mail. Wenn Du sowas gerne als individuelle Lösung hättest, dann nimm Kontakt auf und wir reden drüber.

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