Rechnungsausgangsbuch in Excel mit Rechnungsvorlage

Viele Startups und junge Unternehmer benutzen zu Beginn gerne Vorlagen und Templates um nicht alles von Grund auf neu erstellen zu müssen. Ich bin auch ein Freund von Templates und deshalb hier ein Rechnungsausgangsbuch, dass über eine integrierte Rechnungsvorlage befüllt wird. Hier geht’s wieder gleich zum Download.

Rechnungsvorlage einrichten

Vorweg gleich ein Hinweis: Das ist ein Makro Excel File – damit das funktioniert, musst Du die Makro Sicherheit entsprechend einstellen. Wie das geht, wird hier erklärt.

Nachdem das geklärt ist, weiter zum eigentlichen File. Im Reiter „Template anlegen“ wird die Rechnungsvorlage erstellt – siehe Screenshot.

Template_screenshot

 

Die blau markierten Stellen im Template müssen individuell befüllt werden. Also die eigene Adresse, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen usw.

Über dem Adressfeld und rechts davon habe ich zwei sehr große Bereich freigelassen um die Rechnung individuell zu gestalten, hier können Schriftzüge, Logos, Claims oder Sonstiges eingefügt werden – die blauen Elemente solltest Du dann löschen.

Ganz unten gibt es noch einmal vier Zeilen um Informationen mitzugeben. Du musst natürlich nicht alles ausfüllen, aber das meiste davon ist relativ gängig auf einer Rechnung.

Die gelben Teile der Rechnungsvorlage werden dann individuell bei jeder Rechnung gefüllt. An der Struktur des Templates solltest Du nichts verändern, sonst funktionieren unter Umständen die Makros nicht mehr, also auch keine Zeilen/Zellen einfügen oder löschen.

Ist das Template fertig eingerichtet und der Test Druck war auch zufriedenstellend, kannst Du den Button Templates anlegen drücken. Dieses Makro kopiert Dein Template zweimal, passt das jeweils ein wenig an und erzeugt daraus zwei Reiter, „neue_Rechnung“ und „Rechnungen“ – wozu die da sind erkläre ich gleich.

Falls Du das Template später ändern willst, ist das auch kein Problem, dazu das Template wie gewünscht anpassen und den Button wieder betätigen. Falls Du aber bereits Rechnungen damit erstellt hast, würde ich das Rechnungsbuch dann in verschiedenen Versionen speichern, damit Du die Rechnungen mit dem alten Template im Notfall noch mal nach generieren kannst.

Ganz unten bei „Data“ muss gar nichts geändert werden; hier werden die Rechnungsdaten für den Übertrag reingeschrieben, also bitte nicht löschen.

 

Neue Rechnung erstellen

Ist das Template erstellt kannst Du im Reiter „neue_Rechnung“ Deine erste Rechnung erstellen. Dazu müssen alle gelb markierten Felder ausgefüllt werden, also der Rechnungsempfänger, evtl. das Rechnungsdatum (voreingestellt ist immer das Datum von heute), die Leistungen, die abgerechnet werden sollen und der Mehrwertsteuersatz (z.B. 0% bei B2B Rechnungen ins Ausland).

Ist alles ausgefüllt, wird über den Button Rechnung speichern die Rechnung im Rechnungsbuch gespeichert und die Rechnungsvorlage wieder zurückgesetzt. Keine Angst, wenn etwas fehlt, wird die Rechnung nicht erzeugt – dann wird das entsprechende Marko beendet. Läuft alles wie geplant, fragt Dich das Makro noch, ob Du die erstellte Rechnung gleich ausdrucken willst. Diesen Schritt kannst Du auch dazu verwenden, daraus ein PDF zu erstellen. Ein Schritt der eigentlich immer sinnvoll ist.

Rechnungsausgangbuch_Header

 

Im Rechnungsbuch werden also alle gespeicherten Rechnungen erfasst und abgelegt, das Rechnungsausgangsbuch. Dabei wird die Rechnungsnummer inkrementell vergeben, also immer die nächst höhere Nummer. Der Teil mit den grünen Überschriften wird entsprechend aus dem Template befüllt. Den orangen Teil kannst Du gerne erweitern oder ändern, je nachdem was benötigt wird.

Für die Leistungen habe ich 14 Zeilen angelegt. Sollte das einmal nicht reichen, dann einfach eine zweite Rechnung erstellen. Und solltest Du wirklich regelmäßig mehr Zeilen benötigen als diese 14, dann solltest Du ohnehin über eine „richtige“ Lösung für Deine Abrechnung und Buchhaltung nachdenken.

Wenn Du statt einer Rechnung eine Gutschrift erstellen willst, weil Du das letzte Mal zu viel abgerechnet hast oder z.B. eine Provision auszahlen willst, dann kannst Du in Zelle D18 die Abrechnung umstellen von Rechnung auf Gutschrift. Dann solltest du natürlich bei den Beträgen überall ein negatives Vorzeichen verwenden. Im Rechnungsbuch werden die Gutschriften in der Spalte Art (Spalte C) mit GS gekennzeichnet.

 

Rechnungen einsehen

Weil man die Rechnungen ja immer mal wieder braucht habe ich den Reiter „Rechnungen“ mit eingefügt. Hier kannst Du über das Dropdown im Feld mit der Rechnungsnummer (F20) alle Rechnungen noch einmal aufrufen, so wie Du sie erstellt hast. Dafür musst Du nicht unbedingt das Dropdown verwenden (bei vielen Rechnungen wird das sehr unübersichtlich), sondern Du kannst die Rechnungsnummer auch direkt eingeben.

Das kannst Du einerseits nutzen um z.B. Adressen und Leistungsbeschreibungen im Reiter „neue_Rechnung“ wieder zu verwenden (copy / paste), oder um die Rechnungen gegebenenfalls noch mal auszudrucken.

Ändern kannst Du einmal erstelle Rechnungen hierüber nicht, aber Du kannst für bereits erstellte Rechnungen Gutschriften erstellen. Dazu musst Du nur die entsprechende Rechnung auswählen und den Button „Gutschrift erstellen“ drücken. Dann wird aus den Daten der bestehenden Rechnung eine Gutschrift erstellt, sodass Du eine neue Rechnung erstellen kannst (wenn z.B. etwas gefehlt hat oder falsch war). Auch hier bietet das Makro wieder die Möglichkeit an die Gutschrift gleich zu drucken.

 

Das Rechnungsausgangsbuch

Im Grunde kannst Du das Rechnungsbuch auch ohne die Templates verwenden. Du könntest also die Rechnungen woanders erstellen (Word Template) und dann hier nur eintragen und sammeln.

Das Rechnungsausgangsbuch kannst Du filtern und sortieren, auf die Verarbeitung der Daten aus den beiden Templates hat das keinen Einfluss. Neue Rechnungen (bzw. Gutschriften) werden nur immer ganz unten hinzugefügt. Die Leistungen werden jeweils in einer Spalte abgelegt, jeweils Beschreibung und Betrag – über das kleine Plus-Symbol (oberhalb von Spalte AK) kannst Du diese Spalten einblenden, falls nötig.

Das war’s schon, hier geht’s noch mal zu dem File.

 

Feedback

Würde mich freuen, wenn Du Dich meldest, wenn Du das Template verwendest. Auch wenn was nicht funktioniert immer melden, ich werde dann immer versuchen das zu reparieren. Falls Du ein individuelles Template, File oder eine Vorlage benötigst, kannst Du Dich auch jederzeit gerne an uns wenden.

 

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Christian
Gast
Christian

Hallo!
Ich bin gerade dabei eine Baufirma zu gründen und bin von diesem Vorlagen sehr begeistert. Es ist toll, dass man Wissen und Vorlagen Neugründern zur Verfügung stellt, an dieser Stelle ein Riesendankeschön dafür.
Ich habe jedoch noch eine Bitte und dafür reicht mein Makrowissen, das etwas dürftig ist, nicht aus – ist es möglich, dass man vor der Rechnungsnummer die Jahreszahl einfügt zB 2017/XXXXX, das würde mir viel weiterhelfen.
Dankeschön im Voraus

admin
Webmaster

Hi Christian, danke erstmal für Deinen Kommentar! Ich bin gerade auf mehrere Projekte gestreckt, aber ich werde versuchen mir das so bald wie möglich anzusehen und mede mich dann wieder. Aber erstens denke ich sollte das gehen und zweitens raten wir unseren Kunden immer ab von diesen Rechnungsnummern mit Jahreszahlen – das führt immer wieder zu Fehlern. Einfach durchnummerieren ist eigentlich völlig ausrechend. Solche Nummernkreise machen nur Sinn bei mehreren Rechnungsstellern, die unabhängig agieren. Grüße Oliver

Andreas
Gast
Andreas

Hallo! Wow – das funktioniert wirklich alles super – vielen lieben Dank dafür!! 🙂
Ich hätte noch eine Frage – kann ich bei den Spalten irgendwo noch eine „Menge“ hinzufügen??

Sonst wirklich alles top – Daumen hoch! 🙂

Viele Grüße

admin
Webmaster

Hi Andreas, – danke für die Blumen!
Du kannst eigentlich überall eine Spalte für die Menge hinzufügen, allerdings funktioniert dann der DATEV Export nicht mehr – zumindest nicht mehr richtig. Grüße Oliver

Jacqueline
Gast
Jacqueline

Hallo,

vielen Dank für die Wahnsinnsvorlage.

Ich habe ein paar Fragen:
Kann man in den Rechnungen eine Anzahl eingeben, wie zum Beispiel 2 Schichten für je 1000€ und einem Gesamtpreis am Ende?
Weiterhin überträgt es sich bei mir nicht ins Rechnungsausgangsbuch, hab ich da irgendwas kaputtgemacht?
Ich brauche Platz über den Leistungen um sowas wie Leistungszeitraum, Kundenauftragsnummer und unsere Auftragsnummer einzutragen. Geht das, ohne etwas zu zerstören?

admin
Webmaster

Hi Jacqueline – danke erstmal für Dein Lob/Feedback. Um das so umzusetzen wie Du das brauchst müsste man das File schon umbauen; dazu fehlt mir leider aktuell die Zeit. Auf die schnelle kann ich Dir nur das hier als Lösung anbieten: – in gelb Deine Daten. Dazu musst Du noch in der Zelle M56 die Formel ändern von =WENN(M55=0;1;0) auf =WENN(M55=““;1;0) und das im Reiter „neue Rechnung“ und in „DATA“. Die einzelnen Zeilen werden dann im Rechnungseingangsbuch in die ausgeblendeten Spalten (I bis AJ) geschrieben wenn Du „Rechnung speichern“ anklickst. Richtig ideal ist das leider nicht. Aber vielleicht hilft Dir… Read more »