In vielen Betrieben wird die Geschäftsausstattung immer dezentraler bestellt, verwendet und dokumentiert. Dazu sind Laptops, Rechner, Monitore und Drucker keine riesigen Kisten mehr und können einfach von A nach B bewegt werden – ohne das man gleich einen Hubwagen braucht. Damit man hier den Überblick behält ist es wichtig diese Bewegungen und Veränderungen laufend zu erfassen.

Die meisten Buchhaltungen bieten das zwar an für das Anlagenvermögen, leider hat aber meist nur die Buchhaltung Zugriff auf diese Daten. Damit man das auch dezentral erfassen kann habe ich ein Excel Template erstellt, das sich leicht pflegen und teilen lässt und übersichtlich ist.

Hier gehts wieder direkt zum Download.

Inventar Erfassung

Vorbereitung

Bevor Du damit beginnst die Anlagen bzw. das Inventar zu erfassen, solltest Du zuerst Kategorien für das Inventar festlegen. Das hilft dabei später einfach zu sortieren zu filtern. Außerdem bleiben so Vertipper außen vor.

Im Reiter Dropdowns findest Du fünf Spalten für die Kategorien, die Orte und Abteilungen, die Mitarbeiter und den Status. Ich habe bereits ein paar Kategorien hinterlegt, das kannst Du aber vollkommen frei festlegen.

Orte können auch beliebig eingetragen werden. Das können echte Standorte/Städte sein, oder Gebäude oder Stockwerke. Je nachdem was Du brauchst. Die Abteilungen und Mitarbeiter können ebenfalls frei belegt werden. Der Status sollte ebenfalls gepflegt werden. Insbesondere für Verluste oder Bruch kannst Du hier dokumentieren, was passiert ist. Hier ein Beispiel wie das aussehen könnte:

Wenn Du später feststellst, das Kategorien oder andere Einträge fehlen, kannst du diese jederzeit nachtragen. Wenn Du Einträge löscht, die im Inventar bereits vergeben sind solltest Du sie dann auch dort löschen. Sobald Du die Dropdowns wie gewünscht befüllt hast, kann es mit dem eigentlichen Inventar weitergehen.

Die Inventar Felder

Bevor Du mit der Erfassung des Inventars im Reiter Inventar Liste beginnst, solltest Du Dir vielleicht die alte Liste ausdrucken oder öffnen (falls vorhanden), oder das Anlagenvermögen der Buchhaltung ausdrucken.

Die Anlagen Nr. oder Inventar Nr. kannst Du aus z.B. aus dem Anlagenvermögen übernehmen oder hier selbst vergeben. Unter Produktnummer trägst Du (wenn vorhanden) die Produktnummer ein. Das hilft spätere Verwechslungen zu vermeiden, bei z.B. mehreren Handys/Laptops des gleichen Typs. Der Name ist ein Freifeld in dem Du die Beschreibung der Ausstattung hinterlegst.

Danach folgt mit der Kategorie das erste Dropdownfeld, dass Du ja bereits vorher definiert hast. Darauf folgen vier Spalten (Anschaffungsdatum, Lieferant/Hersteller, Re Nr und Preis) die wichtig sind um eindeutig zu identifizieren, wo diese Ausstattung her kommt, wie alt die Geräte sind oder was sie mal gekostet haben um eine Neuanschaffung zu kalkulieren.

Danach folgen vier Felder zu Ermittlung des Standorts und der verantwortlichen Person, auch Dropdown Felder, die Du bereits belegt hast. Zuletzt noch der Status und eine Spalte zur Kommentierung.

Die Überschrift “Inventar: Gesellschaft/Bilanz” kannst Du gerne überschreiben. Daneben wird der Stand angezeigt, immer das heutige Datum.

Verwendung der Inventar Vorlage

Sollten Dir die Zeilen ausgehen, kannst Du entweder eine leere (formatierte) Zeile kopieren und wieder einfügen. Oder die Zeile 4 aus dem Reiter Leerzeile kopieren und dort einfügen, wo Du sie brauchst – auch mehrere auf einmal. Dadurch bleiben die Formatierungen und die Dropdowns erhalten.

Die Überschriften der Spalten kannst Du genauso verändern, wie Du das brauchst oder Spalten löschen um die Liste noch schlanker zu machen (wenn Du z.B. den Standort oder die Abteilung nicht benötigst).

Du musst auch nicht das ganze Inventar auf einmal erfassen. Schlüssel oder ähnliche Gegenstände, die in der Buchhaltung nicht erfasst werden, sind können hierüber festgehalten werden oder nur für mobile Geräte, wie Handys und Laptops.
Oder die Abteilungen, die für unterschiedliche Bereiche des Anlagevermögens verantwortlich sind (IT, Office, Produktion, Vertrieb), verwalten jeweils eine eigene Liste. Durch das einheitliche Format, können diese leicht wieder zusammengeführt werden, wenn mal wieder die Bestandsinventur zum Jahresende ansteht.

Hier gehts noch mal zum Template – viel Spaß damit. Wenn Du Anregungen dazu hast oder einen Fehler entdeckst, dann immer her damit in einem Kommentar oder direkt als E-Mail.

Falls du auf der Suche nach einer integrierten Cloud Lösung für Deine Inventarverwaltung bist, dann haben wir hier einen Service dazu entwickelt, der Dir vielleicht weiterhelfen könnte. Unsere Inventarverwaltung hilft Dir dabei Arbeitsmittel und Geschäftsausstattung übersichtlich zu verwalten. Dabei können mehrere User den gleichen Bestand pflegen und teilen. Andere User werden über Änderungen informiert (wenn gewünscht) und alle Veränderungen werden dokumentiert. Und alles mal ausnahmsweise ohne Excel.