In den meisten Unternehmen bricht nicht gerade Begeisterung aus, wenn es um das Thema Planung geht. Meist im letzten Quartal kommen die Chefs und Controller und wollen Forecasts und Planzahlen, Budgets und Investitionspläne für das nächste Jahr. Für viele entsteht dabei der Eindruck, dass der ganze Aufwand nur dazu dient Papier schwarz zu machen und die Zahlen am Ende ohnehin nie erreicht werden.

Vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen schrecken meist davor zurück überhaupt damit anzufangen, weil sich das ja gar nicht lohnt und überhaupt kommt sowieso alles anders als man denkt. Und das dann auch noch monatlich anpassen und wiederholen?

Warum dann trotzdem planen?

Eine gute Planung in Kombination mit einem entsprechenden Reporting kann zwei Probleme lösen, die gerade in kleinen und mittleren Unternehmen fast allgegenwärtig sind: Engpässe in der Liquidität und Entscheidungen nach Bauchgefühl. Ersteres führt oft zur Insolvenz (“…aber ich hab doch jeden Tag aufs Konto geschaut!”) oder wenigstens zu Anrufen der Bank. Das zweite Problem meist dazu, dass Du nicht gut schlafen oder Entscheidungen nicht überprüfen kannst.

Dabei kann Planung das Bauchgefühl guter Unternehmer nie ersetzen. Aber ein Plan kann das Bauchgefühl ergänzen oder bestätigen und macht Entscheidungen nachvollziehbar. Das wichtigste dabei ist die Planung in der gleichen Struktur vorzunehmen in der später das Ergebnis ausgewiesen wird. Es nützt Dir ja nichts, wenn Du die Umsätze und korrespondierenden Kosten sehr detailliert auf Kunden- oder Produktebene planst, hinterher die Umsätze in der Buchhaltung aber nur auf Unternehmensebene ausgewiesen werden. Nichts ist schlechter als ein Plan, der hinterher nicht überprüft werden kann.

Wichtig ist also sich bereits vor oder während der Planung Gedanken zu machen, welche Zahlen und Werte Du hinterher nutzen willst um zu prüfen ob Dein Plan funktioniert hat. In den folgenden drei Schritten habe ich das zusammengefasst.

Planung in drei Schritten

Schritt 1 – Strategie: Wo anfangen? Beim Ergebnis!

Das Gute an der Planung ist, dass es grundsätzlich kein richtig oder falsch gibt. Planen ist ein iterativer Prozess, bei dem nicht der erste Durchlauf sofort erfolgreich ist. Man braucht also vielleicht mehrere Anläufe um einen Plan aufzustellen, der alle Beteiligten zufriedenstellt und Ziele abbildet, die erreichbar sind.

Wo sollst Du aber überhaupt mit dem planen anfangen? Beim Umsatz? Aber das macht doch gar keinen Sinn weil der Umsatz doch zum Großteil auch von meinen Kosten abhängt und von Investitionen in Material und Mitarbeiter. Bei den Kosten? Aber die hängen doch sehr stark von meinen Umsätzen und Aufträgen ab. Beim Gewinn?

Ich habe die Erfahrung gemacht, dass Du noch weiter vorne anfangen solltest – oder weiter hinten, je nachdem. Nicht mit Umsatz und Kosten sondern fang damit an, was Du erreichen willst, deinen Zielen in der realen Welt. Dass kann alles Mögliche sein:

• neue Filialen aufbauen
• fünf neue Kunde gewinnen
• zehn neue Produkte ins Sortiment aufnehmen
• 20.000 verkaufte Einheiten bis Ende des Jahres
• Reduzierung der Produktionskosten von 25% auf 22%
• Online Shop aufsetzen
• Buchhaltung in die Firma holen
• neue CRM Software einführen
• Website Relaunch

Das sind die Ziele (oder Teilziele), die Du erreichen willst. Jetzt muss ein Plan her, wie Du diese Ziele erreichen kannst. Dafür gilt es immer sich zwei Dinge zu überlegen: Erstens, was musst Du investieren, in Geld und Zeit und Personal um das zu erreichen und welchen Nutzen (Umsatz, Zeitersparnis, Kostenersparnis) soll das bringen. Ziele zu definieren ist im Controlling die strategische Planung.

Schritt 2 – Taktik: Ziele gefunden – und jetzt?

Sind Ziele einmal gefunden gilt es herauszufinden was Du zur Erreichung der Ziele benötigst. Dabei hat die Planung erstmal den Nutzen sich überhaupt mit Zielen auseinanderzusetzen und zu überlegen, was für die Erreichung eines Zieles überhaupt nötig ist. Im Controlling spricht man hier von der taktischen Planung. Ein gutes Beispiel dafür sind die 20.000 Einheiten aus dem ersten Schritt. Wenn das ein reines kaufmännisches Unternehmen ist, dann stellen sich schnell ein paar Fragen:

• Kann ich / mein Lieferant überhaupt so viele Einheiten bereitstellen im angestrebten Zeitraum?
• Wie hoch ist der Wareneinsatz bei so großen Stückzahlen und muss ich das gegebenenfalls mit einer Bank finanzieren?
• Habe ich genug Lagerkapazitäten um bei geringerer Rotation weiterhin das Ziel erreichen zu können?
• Kann ich die Waren / Materialien durch die höhere Stückzahl günstiger einkaufen?
• Benötige ich für den Verkauf zusätzliche Ladenfläche, Personal oder Marketingbudget?

Vielleicht führen ein paar der Fragen dazu, dass Du die Ziele änderst oder erweiterst. In jedem Fall musst Du Dich damit auseinandersetzen und Ziele hängen nicht mehr einfach nur in der Luft. Sind die konkreten Fragen geklärt solltest Du Dich daran machen die Ziele in konkrete Auswirkungen bzw. Zahlen zu übersetzen. Also welchen Umsatz erwartest Du mit den 20.000 verkauften Einheiten und welche Investitionen müssen eingesetzt werden um das zu erreichen. Investitionen können dabei einmalig (Produktionsanlagen) oder fortlaufend (Personal, Raummieten) sein.

Ich habe festgestellt, dass es oft leichter ist mit der Planung sehr grob zu beginnen und dann immer weiter ins Detail zu gehen. Dabei ist es wichtig möglichst Umstände nach dem Grad der Beeinflussbarkeit zu trennen. Auch wenn Du weißt, dass das Wetter zur Erreichung Deines Zieles eine große Rolle spielt (Erweiterung Biergarten) hast Du trotzdem keinen Einfluss darauf. Du kannst aber Deine Öffnungszeiten bestimmen und den Einsatz von Saisonkräften. Du kannst das zwar nicht beeinflussen aber Du kannst vielleicht Deinen Umsatz auf 100 Öffnungstage kalkulieren und hinterher überprüfen, ob das Umsatz-Delta mit dem Wetter zusammenhängt. Und damit sind wir auch schon beim letzten Schritt.

Schritt 3 – Operative Umsetzung: Plan ausführen und laufend überprüfen

Wenn die Ziele definiert sind und Du herausgefunden hast, was alles dafür benötigt wird und welche Einflussfaktoren es gibt, dann ist die Planung abgeschlossen, richtig? Grundsätzlich ja, aber: Jetzt willst Du natürlich auch wissen, ob der Plan aufgeht. Das heißt Du brauchst eine Möglichkeit zu überprüfen, ob die Annahmen die Du getroffen hast richtig gewesen sind und sich die Investitionen auch gelohnt haben. Und genau hier liegt auch meistens der Hund begraben.

Viele Unternehmen und Unternehmer sind super im Planen und Ziele definieren und ausgeben. Meist passiert das aber vollkommen unabhängig von der vorhandenen Reporting Struktur. Ich komme noch mal zurück zu dem Beispiel mit den zwei neuen Filialen. Dafür hast Du ganz genau errechnet, wie hoch die Miete ist, wie viel Du in die Rekrutierung von neuem Personal stecken musst und ins Personal selbst, was der Ausbau der Filiale kostet und die technische Anbindung. Du hast monatlich aufgesetzt welchen Umsatz Du erwartest und ab wann sich die einzelnen Filialen selbst finanzieren und ab wann sich die Investitionen amortisiert haben. Du hast die Logistik entsprechend erweitert und neue Bestellzyklen für die Ware aufgesetzt.

Damit Du überprüfen kannst, ob der Plan auch funktioniert, brauchst Du eine Möglichkeit das auch zu überprüfen. Wenn Du aber bevor das alles losgeht nicht dafür sorgst, dass die Buchhaltung die Informationen entsprechend erfasst, ist es hinterher immer wahnsinnig aufwendig bis unmöglich herauszufinden ob der Plan funktioniert hat oder nicht. Noch schwieriger wird das laufende Prüfen des Plans, weil kein entsprechendes Reporting dafür bereitsteht. Damit das klappt, musst Du für die neuen Filialen in der Buchhaltung irgendeine Art von Identifikation einzuführen – Kostenstellen oder einen Schlüssel im Buchungstext oder irgendwas, damit man diese Informationen später von allen anderen Informationen trennen kann.

Und wenn die Überprüfung des Plans regelmäßig stattfindet bist Du auch in der Lage gegenzusteuern oder Korrekturen durchzuführen wenn Du merkst, dass ein Plan sich nicht zu 100% erfüllt.

Solltest Du dabei ein Ziel nicht erreichen ist die Planung immer noch hilfreich, denn so kannst Du überprüfen, was nicht funktioniert hat oder welche der Annahmen falsch oder ungenau waren. Ohne Planung neigt man dazu gerne mal die Wirtschaftslage/Gesamtsituation/Fußballweltmeisterschaft oder das Wetter für das Verfehlen von Zielen verantwortlich zu machen. Das führt dann dazu, dass man bei den nächsten Zielen und Entscheidungen die gleichen Fehler macht.

Bevor ich die Beispiele erläutere noch ein Punkt: Versuche so viele Daten wie möglich in einem System zu erfassen. Ich versuche immer möglichst alles Monetäre in die Buchhaltung zu packen. Andere Werte, wie Wetter, Sales Werte, Projekt-Stunden usw. dann diesen Daten gegenüberzustellen. Versucht man z.B. die Umsätze in einem anderen System zu erfassen, ist man hinterher mehr damit beschäftigt die Unterschiede zur Buchhaltung zu identifizieren und weniger mit der eigentlichen Analyse der Zahlen.

Planung Beispiele

Leider gibt es für die Planung kein Patentrezept und deswegen erst recht kein Template oder eine Vorlage die man immer wiederverwenden kann. Dazu ist das Ganze zu individuell und die Anforderungen zu unterschiedlich. Ganz ohne Excel File will ich den Beitrag aber nicht abschließen, daher hier noch ein File mit ein paar Beispielen zur Umsatz und GuV Planung.

Grundsätzlich gilt es die weißen Felder zu befüllen, die grünen Felder berechnen sich dann daraus:

“Umsatz Ziel Planung”

Hier wird oben beim Umsatz ein Ziel angegeben als Wert. Alle Zahlen darunter werden dann auf Basis von Faktoren geplant. Direkte Umsatzkosten sind alle Kosten, die direkt mit dem Umsatz verknüpft sind, also z.B. Produktionskosten, Wareneinkauf, Mediabudgets usw. Personalkosten werden weiter unten geplant. So könnte eine erste sehr grobe Planung aussehen mit einem bestimmten Umsatzziel und gemessen am Umsatzziel kann man überprüfen, welche Kosten damit verbunden sind und ob am Ende ein positives Ergebnis, sprich Gewinn, dabei herauskommt.

“Umsatz Ziel Planung plus”

Dieser Reiter ist im Grunde genau das Gleiche, allerdings aufgegliedert in drei Standorte oder Produkte (oder Investitionen oder Umsatzkanäle) oder was auch immer. Hier kann man schon etwas feiner planen und auch weitere Blöcke für weitere Produkte oder Standorte hinzufügen. Man kann also unterschiedliche Bereiche unterschiedlich planen. Ein Anwendungsbeispiel wäre z.B. zwei Ladengeschäfte in unterschiedlichen Städten und ein Online Shop oder drei verschiedenen Angebote/Produkte. Wenn man die Planung und die Buchhaltung derart aufgliedert, sollte man immer auch einen Bereich für Sonstiges bereithalten, in dem Kosten und Umsätze aufgefangen werden, die nicht den anderen Bereichen zugeordnet werden können.

So könnte auch eine Standard-Planung mit zwei neuen Ziele aussehen. Sprich, im ersten Block wird der Status Quo abgebildet und in den beiden anderen Blöcken die Auswirkungen zweier Ziele (2 neue Filialen eröffnen und Website Relaunch).

“Umsatz Planung Detail”

Das ist ein Beispiel für eine sehr genaue Planung für verschiedene Produkte im Zeitverlauf. Dabei setzten sich die einzelnen Produkte immer gleich zusammen:

• Umsatz Basis – das ist die verkaufte Einheit, also z.B. Stunden, Stück, Leads oder fixen Sätzen auf den der Umsatz beruht.
• Umsatz Faktor – das ist der eigentliche Preis pro verkaufter Einheit, kann z.B. aber auch eins sein (bei Pauschalen oder festen Sätzen) oder Prozentsätze.
• Direkte Umsatzkosten – sind die direkten Umsatzkosten und sind manchmal auch die Basis für den Umsatz, wenn ich z.B. Aufschläge auf eingekauften Waren erhebe oder bei verwalteten Budgets

Umsatz und Netto Umsatz werden dann jeweils daraus berechnet. Und weil die einzelnen Monate hier mit abgebildet sind, kann ich z.B. Saisonalitäten, Salephasen oder Preisschwellen mit einfließen lassen. Das Ergebnis hieraus kannst Du dann als Umsatzziel einsetzen und überlegen, welche Investitionen und Kosten damit verbunden sind.

Hier noch mal der Link zu dem File.

Planung Fazit

Unter http://synonyme.woxikon.de/synonyme/planung.php werden für „Planung“ drei Bedeutungen angegeben: Vorhaben, Berechnung und Gliederung. Und das entspricht im Grunde ganz gut unserer Aufteilung hier:

• Vorhaben = Ziele/Strategie festlegen
• Berechnung = Ziele/Strategie in Zahlen (Taktik) übersetzen
• Gliederung = Ziele und Zahlen so strukturieren, dass sie nachvollziehbar und prüfbar werden.

Du musst und kannst nicht immer alles bis ins kleinste Detail planen, das ergibt selten Sinn. Aber sich mit Zielen und Vorhaben und Ihren Ergebnissen und Auswirkungen auseinanderzusetzen und das dann regelmäßig zu überprüfen hilft Dir dabei den Überblick zu behalten. Und spätestens, wenn es um die Themen Liquidität und Investoren/Banken geht, kommt eigentlich niemand mehr um eine Planung herum. Den für beides ist eine solide Planung sehr wichtig und auch die Möglichkeit den Plan laufend anzupassen und zu überprüfen ist unverzichtbar.