Sie haben ein Start-Up gegründet oder ein kleines Restaurant oder Geschäft eröffnet, einen Online Store oder eine Agentur. Dann müssen Sie Ihre Geschäftsvorfälle in einer Buchhaltung festhalten und regelmäßig extern Bericht erstatten an das Finanzamt, an Ihre Investoren oder Ihre Bank. Die Buchhaltung kann ein Steuerberater für Sie erledigen, ein Buchhaltungsservice, Sie selbst oder einer Ihrer Mitarbeiter. In jedem Fall kostet es Geld und/oder Zeit. In vielen Fällen wird die Buchhaltung daher als reiner Kostenfaktor wahr genommen, ohne jeglichen Nutzen für das Unternehmen.
„Buchhaltung nicht nur für das Finanzamt machen.“
Das sollte nicht so sein, denn die Buchhaltung sollte nicht nur für die Dokumentation gegenüber Dritten erstellt werden, sondern insbesondere für die interne Berichterstattung. Leider sind die wenigsten Buchhaltungen von Haus aus darauf ausgelegt sondern erfüllen meist nur die Minimalanforderungen an ein vernünftiges Reporting, nämlich die Gliederung in einzelne Positionen (BWA, GuV und Bilanz). Weil aber nicht jedes Unternehmen gleich ist, ist dieses einheitliche externe Reporting nicht wirklich dafür geeignet auch intern hilfreich zu sein. Dabei ist es oft möglich mit nur wenigen Eingriffen und Änderungen deutlich mehr Informationen aus einer BWA oder GuV herauszubekommen als nur den Umsatz und den Gewinn.
Reichert man dann diese Informationen der Buchhaltung mit weiteren Zahlen aus anderen Datenquellen an (POS Kasse, Warenwirtschaft, Cash Management, Bestellsystem, Zeiterfassung, HR-Daten usw.), erhält man oft einen sehr viel besseren Einblick in das eigene Unternehmen. Schafft man es zusätzlich dazu diese Informationen in einen Kontext zu bringen (Zeitverlauf, Vorjahr, Planung, Konkurrenz, Branche), dann bekommt man ein viel besseres Verständnis der eigenen Organisation. Kostenstruktur und Zusammenhänge werden deutlich, die vorher vielleicht erahnt werden, aber nie explizit sichtbar waren. Im schlimmsten Fall wird Ihr bisheriges Bauchgefühl bestätigt. Im besten Fall aber können wir gemeinsam Potentiale oder Risiken entdecken, die erschlossen oder minimiert werden können.
„Controlling kommt von die Kontrolle behalten.“
Auf ein Unternehmen wirken ein Vielzahl von Faktoren ein. Seien es externe Einflüsse (Wetter, Saison, Konjunktur, Konkurrenz, etc.) oder selbst herbeigeführte Veränderungen (neue Webseite, Änderung Sales Strategie, neues Produkt, Marketing, etc.). Führt man diese Faktoren über in eine Planung, dann landet man schon beim klassischen Controlling. Der Name Controlling kommt von „die Kontrolle behalten“. Sollten Plan und Ziel zu weit voneinander entfernt liegen, muss man gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.
Das klingt sehr aufwendig und granular, aber einerseits sollte man ein solches System nicht sofort komplett aufbauen und alles umkrempeln und andererseits ist vieles davon bereits im Unternehmen vorhanden und muss nur richtig verknüpft oder ausgerichtet werden. Dabei hilft die moderne Datenverarbeitung natürlich enorm weiter und viele Systeme haben ja bereits Schnittstellen um miteinander zu kommunizieren. Die Digitalisierung der Arbeitsprozesse macht auch vor der Buchhaltung und dem Controlling nicht halt und kann gerade hier viel zum Unternehmenserfolg und zur Ressourceneffizienz beitragen. Nur das mit der Planung, da kommt man nicht drum herum, da muss man einfach ran, Hirnschmalz reinstecken und sich Gedanken machen.
„Kein Wechsel von Steuerberater oder Buchhalter nötig.“
Dafür müssen Sie zunächst weder eine neue Software einführen oder ein neues ERP-System. Sie müssen nicht Ihren Steuerberater wechseln oder Ihren Buchhaltungsservice oder gar Ihre internen Buchhalter. Vieles kann man in Excel abbilden oder einfach die bestehenden Systeme erweitern. Fehlen wichtige Datenquellen, wie z.B. Zeiterfassung, Schichtplanung, Speisefolgen, Warenbewegungen oder Marketing-Kennzahlen, dann sollte man vielleicht darüber nachdenken, diese zu erfassen.
Bei all diesen Themen können Sie von unserer Erfahrung profitieren. Wir beraten Sie hinsichtlich Ihrer Prozesse und Reportings in der Buchhaltung, können die Buchhaltung für Sie übernehmen oder Ihre Mitarbeiter schulen. Egal ob es um die effiziente Erfassung von Belegen geht, um Reportings, Datenkonsolidierung oder Planung und Controlling.