Ein weiteres File, dass oft am Anfang des Jahres nachgefragt wird sind Projektpläne und Templates bzw. Vorlagen dazu. Die meisten Projekt Templates sind sehr komplex und wahnsinnig detailliert mit Planung auf Tagesebene, Verantwortungsmatrix (hier der Wikipedia Artikel dazu auf Englisch und hier zu RACI auf Deutsch), verschiedenen Stati und Soll/Ist Auswertungen zwischen Planwerten und den Ist Werten (puh). Alle diese Aspekte haben Ihre Berechtigung und sollen bei der Planung und Ausführung eines Projekts auch Berücksichtigung finden. Mein Template ist dagegen sehr einfach gehalten um die Planung aber auch die Pflege des Projektfortschritts möglichst schnell erledigen zu können.
Für alle Ungeduldigen geht’s hier direkt zum Download (ab Excel 2010).
Je einfacher der Projektplan, desto besser
Die meisten Projekttemplates scheitern aus meiner Sicht an zwei Dingen:
- Kein schneller Überblick über den Projektfortschritt, die Projektdauer und die Verantwortlichkeiten
- Zu kompliziert zu pflegen bzw. auf dem neuesten Stand zu halten
Mein Projektplan ist eher eine erweiterte Projekt-Checkliste. Erweitert um die Themen Verantwortlichkeit und Zeit. Geeignet ist sowas z.B. für das Aufsetzen eines neuen Produktes, Monats- bzw. Jahresabschluss Planung, Website Re-Design, Pitch Vorbereitung usw. Also Projekte die meist von einer Person zentral gesteuert und/oder verantwortet werden. Bei der Erstellung habe ich auf die beiden oben genannten Punkte ein besonderes Augenmerk gelegt – Übersichtlichkeit und Pflegeaufwand.
Zwei Dinge soll die Vorlage in einem Projekt erfüllen: Erstens einen Rahmen für die Planung vorgeben im Sinne der Beteiligten, aber vor allem hinsichtlich der benötigten Schritte die abzuarbeiten sind und zweitens, während das Projekt läuft, den Überblick über die einzelnen Bestandteile des Projekts zu behalten und gegebenenfalls zu erweitern und/oder zu verschieben.
Der Projektplan
Hier ein Beispiel wie ein ausgefüllter Projektplan in dem Sheet aussehen kann.
Grundsätzlich ist das Ganze für Projekte gedacht, die sich über zwei oder drei Monate erstrecken und nicht mehr als 20 bis 30 Tasks umfassen. Ausgelegt ist die Vorlage aber für 52 Wochen, also ein ganzes Jahr und 100 Tasks. Wenn Du Lust hast, kannst Du also auch sehr große Projekte oder aber fortlaufende Projekte damit planen und überwachen.
Einstellungen
Im Reiter DATA musst Du eigentlich gar nichts machen, hier habe ich nur ein paar Listen und Kalkulationen ausgelagert. In dem Reiter Participants werden die Teilnehmer an dem Projekt eingetragen. Das können einzelne Personen sein oder Abteilungen oder Gruppen. Daneben ist es sinnvoll die Kontaktdaten der Beteiligten und Abteilungsleiter / Vorgesetzten (head) einzutragen, wenn Du zum Beispiel mal das Projekt an einen Kollegen übergeben musst wegen Urlaub oder Ähnlichem. Das ist aber auch nützlich für alle anderen Beteiligten, wenn z.B. externe Mitarbeiter (Designer, Entwickler) beteiligt sind oder für firmenübergreifende Projekte.
Im Reiter Project Checklist trägt man den Projektnamen ein, den Gesamtverantwortlichen und das Startdatum. Dieses Startdatum generiert dann automatisch die Startwoche für die Planung. Wenn Du also Kalenderwochen hinzufügen willst, kannst Du das einfach über das Startdatum erledigen. Das Datum für das Projektende (“Planned Project End Date”) aktualisiert sich mit der Planung und liegt am Freitag der letzten geplanten Kalenderwoche.
Darunter kannst Du, wenn nötig oder geplant, ein fixes Datum für das Projektende eintragen. Wenn die Planung dann über da fixierte Projektende hinaus geht, wird das hier in rot markiert, damit man das schnell erkennen kann – siehe nächster Screenshot.
Projekt Planung
Mit Bildern kann man viel veranschaulichen, aber besser ist es meist das File daneben offen zu haben, dann geht vieles leichter und schneller. Hier gehts zum Download.
Zunächst einige kurze Erläuterungen zu den Spalten und Zeilen. Jede Zeile bildet einen Task ab. Mehrere Tasks können zu einem Projectpart zusammengefasst werden. Responsible ist die Person oder Gruppe, die für diesen Task verantwortlich ist (der Macher) und Accountable ist die Person oder Gruppe, die für den Task verantwortlich ist (meistens der Chef der Responsible Person oder Abteilungsleiter der Gruppe). In der Regel ist eine Person für einen Projektpart verantwortlich, dass kannst Du aber auch aufteilen. Die Start Week und die Due Week geben an, für welchen Zeitraum der Task geplant ist. Hierzu solltest Du immer auch wenigstens die beiden Beteiligten befragen. Danach kommt eine Auswahl für den Status des Tasks, “Done”, “In Progress” und “Open” – das sollte sich von selbst erklären. Als Letztes noch eine Spalte für Kommentare, die kannst Du auch ausblenden, wenn sie nicht benötigt wird. Die Spalten J bis BI enthalten 52 Kalenderwochen für die Projektplanung bzw. den Projektfortschritt.
Für Die Planung empfehle ich immer erst mal auf Papier zu beginnen und die Projektteile grob zu unterteilen. Diese Unterteilung kannst Du dann hier eingeben und dazwischen immer ein paar Zeilen Platz lassen (Abb. 5). Dazu gehört auch, wer an den einzelnen Teilen oder Phasen beteiligt werden muss. Diese Beteiligten kannst Du dann schon mal in dem Reiter Participants aufnehmen. Auch die Abstimmung einzelner Projektphasen bzw. Projektteile mit Dritten ist auf dieser Ebene deutlich einfacher. In dieser groben Planung kannst Du noch einfach Lücken erkennen oder Personen die beteiligt werden müssen
Danach fängst Du an die Projectparts in einzelne Tasks runter zu brechen und detailliert zu planen indem Du die Lücken füllst (markierter Bereich im nächsten Screenshot). Das kann zum Start immer noch sehr grob sein. Jeden Loop und Test kann man meist an dieser Stelle noch nicht vorhersehen, aber wenigstens einer sollte als vorletzter Task mit aufgenommen werden, damit man ihn nicht vergisst. Anschließend kannst Du das sehr einfach mit den Projekt-Beteiligten teilen und deren Feedback einholen. Meist fehlen wichtige Schritte, die nur die Fachabteilungen kennen und ergänzen können.
Projektplan Pflege
Wenn Du die Projektteile und Tasks einmal gut geplant hat, dann ist die Pflege nicht mehr sehr aufwendig. Neue Tasks oder Projektteile können einfach hinzugefügt werden oder der Bearbeitungszeitraum kann verschoben werden. Wenn Du in dem Projekt Abhängigkeiten der einzelnen Teile hast, dann musst Du natürlich auch entsprechend alles andere verschieben. Grundsätzlich solltest Du die Projektphasen und Tasks möglichst chronologisch planen, damit man nicht den Überblick verliert.
Aktive Projektwochen werden in Zeile 7 Dunkelgrau hinterlegt, inaktive Wochen hellgrau, außerdem wird die aktuelle Woche in blau markiert (siehe unten), so weiß man immer, an welcher Stelle man sich im Zeitverlauf befindet und kann bei Engpässen reagieren. Entweder indem man die Planung anpasst und/oder die entsprechenden Verantwortlichen informiert.
Eine Sache noch: Wenn Du neue Zeile(n) einfügst, dann aktualisiert sich leider die bedingte Formatierung der Zeilen nicht richtig – Zeile 8.
Um das zu korrigieren, musst Du die Formatierung der ersten Zeile kopieren und in die neuen Zeilen einfügen – am besten gleich über mehrere Zeilen, dann klappt’s auch sicher – Format übertragen.
Ich hoffe dem einen oder anderen (der einen oder anderen) hilft das bei der Projektplanung und erfolgreichen Steuerung. Hier gehts ein letztes mal zum Download – bei Anregungen, Kritik oder Bugs – immer her damit (ab Excel 2010).
*Update
Ich habe auf Grund einiger Anregungen hier in den Kommentaren und per E-Mail ein paar Dinge erweitert. Jetzt werden Projekt-Zeilen, die überfällig sind rot markiert und das Due Date des Projekts ebenfalls. Außerdem habe ich in einem zweiten Reiter das gleiche noch mal auf Tagesebene abgebildet, für “kleinere” Projekte, für die Kalenderwochen nicht der richtige Maßstab sind. Hier noch zwei Screenshots zum Update:
In dem Tagesplan sieht man auch noch einen neuen Status “Paused”, wenn das Projekt pausiert ist, z. B. wegen Urlaub einer beteiligten Personen oder Ähnlichem – dafür einfach eine neue Zeile anlegen, den Zeitraum angeben und “Paused” auswählen. Das gibt es in der Kalenderwochenversion natürlich auch.
*Update 2
Weil sooo viele Leute per E-Mail und in den Kommentaren danach gefragt haben, habe ich versucht den Projektplan für die Kalenderwochen auf zwei Jahre zu erweitern. Hier kommst du direkt zum Ergebnis.
Ich werde die “alte” Version hier weiter online lassen, weil Sie denke ich zwei Vorteile hat. Erstens muss man bei zwei Jahren auch das Jahr der Kalenderwoche in der Planung mit angeben und zweitens ist das Template dadurch nicht wirklich leichter (in KB) geworden. Es kann also sein, dass das File bei einigen deutlich langsamer ist, als das alte File.
Im Zuge des Updates habe ich das ganze File überarbeitet, ein paar Dinge sehen ein wenig anders aus, aber im Grunde bleiben Funktionen und Handhabung gleich. Jetzt also zu den Änderungen im neuen File.
Änderungen im Update 2
Neben die Projektdaten habe ich jetzt die entsprechenden Kalenderwochen eingefügt, diese sollen als Orientierung dienen.
Die Namen der Stati sind jetzt im Reiter DATA enthalten und können angepasst werden. Die Farben leider nicht, die können weiterhin nur über die bedingte Formatierung angepasst werden. Zu beachten ist auch, dass die Funktion der Stati erhalten bleiben sollte, also nicht aus “Open” ein “abgeschlosen” machen. Außerdem habe ich noch einen fünften Status mit eingefügt, falls Du den für Dein Projekt benötigst, den kannst Du frei belegen:
Wie oben bereits erwähnt musst Du jetzt in der Planung das Jahr mit angeben, damit das Template “weis” welche Kalenderwoche Du genau meinst:
Über den Spalten für die Kalenderwochen habe ich zusätzlich zum Datum des Wochenanfangs (jeweils Montag) auch noch die Anfangsbuchstaben der Monate mit reingenommen, dass soll die Orientierung etwas vereinfachen. Außerdem wird nur auch der Jahreswechsel mit einem schwarzen Rahmen markiert:
Sehr ähnlich sind die Änderungen bei der Tagesplanung. Hier gebe ich zusätzlich zum Monat noch den jeweiligen Wochentag mit aus. Und weil das auch mal öfter kam ist die Markierung der Wochenenden jetzt hinter die Markierung der Projekte gerutscht und im Reiter DATA auch steuerbar. Wenn Ihr dort hinter den Wochentag ein “x” setzt statt der Null wird der entsprechende Wochentagtag immer markiert:
So das wars – wie immer wenn es Anregungen gibt oder Bugs, dann her damit. Viel Erfolg bei Deinem Projekt und hier nochmal der Link zum neuen File!
Super Projektplan. Danke. Nur leider funktioniert das mit den Ende der Task nicht und die farbigen Säulen reichen jeweils bis ans Ende des Projektsplans trotz eingefülltem due week
Danke lucas für das Feedback. Damit etwas ein Ende hat muss es einen Anfang haben. Wenn Du eine Start Week angibst, sollte es funktionieren. Wenn nicht, dann schicke mir bitte eine e-Mail mit dem File, dann kann ich mir das ansehen.
Ich habe dasselbe Problem wie Lucas. rote Balken bis zum rechten Ende. Habt ihr das schon eine Lösung gefunden? Ansonsten super!
Hi Markus – leider hat sich Lucas nicht mehr bei mir gemeldet. Wenn Du mir aber Deinen Projektplan schickst, dann kann ich mir das ansehen. Grüße Oliver
Hallo Oliver, das ist ein super Projektplan, vielen Dank! Allerdings scheinen die Kalenderwochen nicht zu passen, kann das sein? Beispiel heute 14.6. und es wird KW 25 statt 24 angezeigt.
Hi Stefanie – danke für die Blumen. Das mit den Kalenderwochen stimmt, das habe ich korrigiert. Wenn Du schon einen Projektplan befüllt hast kannst Du das korrigieren, indem Du in den Zellen J8 bis BI8 die Formel um “=KALENDERWOCHE(J2;21)” ergänzt.
Leider funktioniert das ganze nicht wenn das Projekt sich über den Jahreswechsel hinweg erstreckt.
Hi Johannes, was genau funktioniert nicht – der Projektplan ist auf maximal 52 Wochen ausgelegt, vielleicht liegt es daran?
Die Vorlage ist toll und mir gefällt, dass sie so schlicht ist. Ich würde den Plan aber gerne noch ein bisschen verändern und statt Kalenderwochen Tage verwenden, da manche Aufgaben nur über ein paar Tage und nicht eine ganze Kalenderwoche gehen. Die rechte Tabellenhälfte habe ich schon erfolgreich so verändert, dass sie mir passt. Wie kann ich statt einer “Startwoche” ein “Startdatum” eingeben? Ich weiß leider nicht, was ich verändern muss.
Hi Sandra – danke für die Bluemn und danke für die Idee, vielleicht bauen ich noch mal das gleiche File auf mit Tagen statt Wochen. Damit Du weitermachen kannst geht es vielleicht am Schnellsten, wenn Du mir Dein File einfach schickst, dann kann ich das anpassen.
[…] Hier noch ein Link zu einer etwas detailierteren Vorlage für die Projektplanung. […]
Hallo Oliver,
ein sehr schöner und vor allem brauchbarer Projektplan, den du da gestaltet hast!
Was mir aber fehlt, ist ein Indikator (Balken in Rot?), der mir zeigt, dass eine Task in Verzug zur Planung ist. Also die Wochen, die über das “due week” hinausgehen bis zum aktuellen Tag.
Denkst du, das könnte man irgendwie hinbekommen? Du färbst doch auch die anderen Wochen und die aktuelle ein…
Danke im Voraus und beste Grüße!
Gerd
Hi Gerd – danke für die Blumen und danke für den Input – habe ich direkt ergänzt, probier mal ob das so für dich funktioniert.
Wow Oliver, das ging ja zackig! Vielen Dank! 🙂
Bis auf eine Kleinigkeit scheint das so zu funktionieren:
Wenn eine Task im Status “Open” (also noch nicht angefangen) ist, dann wird der Balken komplett in Blau dargestellt, selbst wenn das Startdatum vor dem heutigen Datum liegt. Es wäre dann doch (zumindest in meiner Sicht) logisch, dass der Teil vom Startdatum (z.B. 01.01.2016) bis heute in Rot und erst danach in Blau (wenn z.B. geplant bis 01.09.2016) erscheint, oder? Ich hoffe, ich drücke mich klar aus?
PS Wäre es nicht nett/sinnvoll, jeder Task noch eine Priorität zuweisen zu können?
Vielen Dank und liebe Grüße!
Gerd
Hi Gerd! Ich bin gerade dabei ein umfangreicheres Update zu dem Projektplan zu erstellen, da werde ich das dann mit aufnehmen aber z. B. auch einen zweiten Reiter auf Tagesebene. Grüße Oliver
Cool!
Wann wird das Update denn geschätzt fertig sein?
LG,
Gerd
Hi Gerd, ich versuchs bis Ende der Woche – Wochenende vielleicht. Grüße Oliver
Hi Oliver,
schreibst du es hier rein, wenn es die neue Version gibt?
LG,
Gerd
Hi Gerd, ja klar – is dringend?
Bin ab Ende nächster Woche in Urlaub und würde gerne vorher noch einen Projektplan machen. Wäre also schön, wenn ich das mit dem “Neuen” schaffen würde, damit ich Anfang September nicht das alte Exemplar komplett durch das neue ersetzen müsste… 😉
Hi Gerd – ich versuche das Format gleich zu lassen, damit man die Daten einfach kopieren kann. Ich setz mich heute abend hin, kann aber nichts versprechen. Grüße Oliver
Das wäre cool! 🙂 Dank dir!!
Hi Gerd, das Projekt Template ist aktualisiert, allerdings habe ich das mit den Prioritäten jetzt weggelassen, dass soll ja ein einfacher Projektplan sein. Aber eigentlich kannst du einfach eine neue Spalte einfügen z. B. hinter den Tasks und dort die Prioritäten vergeben. Oder in der Kommentarspalte. Das Format sollte genauso funktionieren, wenn Du also bereits Zelleninhalte hast einfach hier rein kopieren (nur Inhalte) dann sollte sich der Plan automatisch aktualisieren. Schönen Urlaub schon mal!
Hallo Oliver, vielen Dank, ich habe den neuen Projektplan heruntergeladen und getestet. 🙂 Leider ist dort noch immer das gleiche Problem, von dem ich bereits berichtete. Ich erkläre mich an einem Beispiel: Ich habe eine Task, die von der ersten KW (start week) bis zur 38KW (due week) geplant ist, aber noch immer im Status “open” (also noch nicht begonnen) ist. Dann wird der Zeitbalken bis zur KW38 in Blau markiert, was – zumindest in meiner Logik – falsch ist. Korrekt wäre imho, dass von KW1 bis zur aktuellen KW inkl. der Balken in Rot (also überfällig) und erst von… Read more »
Hi Gerd – ich hab Dir ne E-Mail geschickt.
Danke Oliver, ich dir auch… 😉
Hallo Oliver,
da bin ich wieder und wollte nur mal nachfragen, ob du schon die Zeit hattest, den letzten kleinen Fehler, den ich dir mitgeteilt hatte, noch auszubügeln?
Das wäre super und ich danke dir schon mal im Voraus!
LG,
Gerd
Hallo Gerd,
schöne Vorlage aber bei mir funktioniert das mit den Tagen nicht richtig. Ich habe das Projekt Start Date 01.10.2016 und Projekt Due Date 30.09.2017 eingetragen aber das Planned Project End Date steht auf 00.01.1900. Habe ich das falsch ausgefüllt oder ist a ein BUG ?
LG Markus
Hallo Markus – ich bin Oliver, aber Gerd hat wohl schon recht viel Einfluss auf die Vorlage gehabt.
Bei den Tagen habe ich das End Date etwas anders bestimmt. Hier wird der höchste Due Day eingetragen. Das hat etwas an Rechnerei gespart. Wenn Du also die Zeilen mit Teilprojekten und Due Days füllst, aktualisiert sich auch das End Date.
Grüße Oliver
Hallo Oliver
Meine Plandaten habe ich mit Start 24.8.2016 und mit Ende 1.4.2017 angegeben. Hat er mir aber nicht übernommen. Der Plan geht nur bis 18.10.2016
Kannst du mir helfen?
LG John
Hallo Oliver
Mein Plan geht nur bis 18.10.2016. Obwohl ich als Startdatum den 24.8.2016 und als Enddatum 1.4.2017 eingegeben habe. Kannst du mir helfen?
LG John
Hi John – im Tagesreiter und im Plan für die Kalenderwochen?
Hallo Oliver
Ich sende dir den Plan mal kurz. Geht wohl am schnellsten. Ist es dir möglich kurz reinzuschauen?
Hi John, ja klar gerne, das geht meist viel schneller. Ich hab Dir auch schon geantwortet. Grüße Oliver
Hallo, ich erstelle auch gerade einen Projektplan und bei mir ist das Problem, dass trotz eingestelltem Start und Enddatum die farbigen Felder nicht bis zum Schluss gehen. Vielleicht kannst du mir weiterhelfen. Danke
Hallo Kira, – sorry für die verspätete Antowrt aber ich bin gerade in Italien unterwegs und habe recht selten Internet. welches Start und Enddatum neinst Du den? Das für die einzelnen Zeilen oder oben beim Gesamtprojekt? Grüße – Oliver
ich habe mich nur auf die Tage konzentriert und habe dann als Project Start 01.08.2016 und planned Project end auf 01.08.2018 gestellt. nun stimmt bei dem Reiter DATA einiges nicht mehr und steht immer ein BEZUG -Fehler. die Markierungen der Aufgaben gehen immer nur bis zum 23.09 2016. Alles danach wird nicht mehr markiert
Hallo Kira, das ist ein sehr langes Projekt um es auf Tagesebene zu planen. Ich würde Dir vorschlagen den Plan für die Wochen zu verwenden; der erstreckt sich über ein Jahr. Für die verbleibenden Jahre kannst Du dann weitere Pläne anlegen. Oder, wenn Du bei den Tagen bleiben willst kannst Du die letzten sieben Spalten (eine Woche) kopieren und so viele Wochen hinten dran hängen wir Du benötigst. Der Tagesplan erstreckt sich in der Vorlage “nur” über 10 Wochen, deswegen klappt das auch mit der Markierung nicht. Grüße Oliver
Hallo Oliver,
bin gerade dabei einen einfachen Projektplan zu erstellen und finde als Laie deine Grundidee Bombe.
Allerdings stehe ich vor dem Problem das de Zeitraum nicht ausreicht. Start war am 20.08.2016 und das Ende wird wahrscheinlich 11.08.2017 sein. Angezeigt wird aber nur bis zum 31.10.2016.
Was mache ich falsch?
Hallo Heinz, wo wird nur der der 31.10.2016 angezeigt, in den Spalten? Grüße Oliver
Ja, und zwar in dem Project_Plan_Tage. Der endet bei mir am 31.10.2016.
Habe dann den Project_Plan_KW ausgefüllt, der geht bis zum eingegebenen Enddatum. Allerdings wird nach eingeben des Zeitraum der Bereich danach in Rot dargestellt.
Wollte dann den KW Bereich in den Tage Bereich kopieren, dort zeigt er aber keine Balken an.
Hallo Heinz, ich schicke Dir eine Version bis 11.08.2017 per E-Mail. Wenn Du das noch weiter verlängern willst, kopierst Du die letzten sieben Spalten und fügst sie dann hinten an – so kannst Du das immer um eine Woche verlängern. Vorne solltest Du dann noch das Project Due Date ändern. Grüße und ich hoffe das hilft Dir – Oliver
Hi Oliver,
super Projektplan, hilft uns enorm weiter. Kurze Frage allerdings. Unser Projekt läuft bis Ende des Winter, also ca. 30.04.17. Wenn ich jetzt Tasks festlege deren Start und Due Week im neuen Kalenderjahr liegen, dann wird dieser Zeitraum nach wie vor in der entsprechenden Farbe dargesetellt (aktuell blau für open), der Zeitraum danach und vor allem ab der Start Week des Projekts bis Heute wird rot angezeigt. Das ist ziemlich irrietierend wenn ich zu Beginn der Woche einen Überblick über alle Tasks diese Woche verschaffen möchte. Gibt es eine Lösung dafür?
Grüße,
Tim
Hi Tim, danke für die Blumen. Kannst Du mir Deinen Projektplan per E-Mail schicken, so ist das schwer nachvollziehbar. Grüße Oliver
Hey Oliver,
Ich würde gerne wissen wie ich es machen kann, dass bei Projekten die “In Progress” sind, auch die Wochenden farbig markiert werden. Also nicht mehr blau sondern auch gelb.
Danke im vorraus!
Grüße,
Lars
Hi Lars, markiere den gesamten Bereich von J10 bis BW112, dann die bedingten Formatierung aufrufen unter Start und dann erscheint darunter ein Punkt Regeln verwalten. Danach geht ein Fenster auf, dass Dir alle Regeln anzeigt die für den markierten Bereich gelten und dort kannst Du die Regel auswählen für die Wochenenden (=ODER(J$9=”Sa”;J$9=”So”) in hellblau). Dann kannst Du diese Regel mit den kleinen Pfeilen (neben Regel löschen) nach unten verschieben, am Besten ganz ans Ende oder bist das gewünschte Ergebniss erreicht ist. Wenn das nicht klappt, dann melde schick mir einfach Deinen Projektplan per E-Mail. Grüße aus München – Oliver
Danke sehr es geht jetzt alles wie ich es möchte!!
Hi Lars, cool freut mich! Grüße Oliver
Genial. genau das was ich brauchte. .. und kostenlos… und tausend Dank für Deine technische Unterstützung, Oliver. ich bin zufrieden und dankbar.
Hi Yasmina – gern geschehen!
Der Projektplan ist ech super.
Bei mir scheint aber bei dem Plan_Tage die Hinterlegung mit den Farben nicht zu funktionieren. Kann das sein?
Also beim Status, wenn ich hier Done, etc. auswähle, dann kommt keine Farbhinterlegung bei den Feldern.
Hallo Elisa, das ist komisch. In der Zeile ist ein Anfang und ein Ende eingetragen und unter Task steht auch was drin? Grüße Oliver
Lieber Oliver, ich finde Deine Vorlage ebenfalls super! Kannst Du mir/uns verraten, wo ich den Kalender fortschreiben lassen kann. Ich bräuchte für mein Projekt in der Tagesansicht eine längere Dauer…
Hi Ellen – danke für das Kompliment! Um mehr Tage/Wochen hinten dazuzupacken kannst Du “einfach” die letzten sieben Spalten kopieren und ans Ende kopieren. Das kannst Du dann so oft machen wie Du zusätzliche Wochen benötigst. Grüße Oliver
Hi Alle,
habt ihr Erfahrung mit der Nutzung in googledocs?
Leider übernimmt er nicht farblichen Markierungen in den KW Wochen rechts.
Habt ihr Lösungsansätze?
thx und vg
Hi Michael, leider so gut wie keine Erfahrungen. Ich nutze GGDocs lediglich für ein paar Keywordsuchen. Das Template ist nur für Excel ausgelegt, wenn ich mal dazu komme kann ich mir das in GGDocs mal ansehen, aber so ad hoc kann ich Dir da leider erstmal nicht helfen. Sorry Oliver
Hallo Oliver, ich bin begeistert über den Projektplan. So einfach und bequem habe ich das bisher nicht planen können. Da ich derzeit ein Projekt habe, welches über ca. 4,5 Monate läuft, habe ich den Datumsbereich (Tage) nach rechts erweitert. Was mir dabei aufgefallen ist, ist dass die Sortierpfeile, die unter den Datumsfeldern stehen nicht mit übernommen werden. Gibt es eine Möglichkeit irgendwo den Gesamtprojektzeitraum darzustellen, der in den Kopfangaben eingetragen ist? Ferner hatte ich versucht die Bezeichnungen “open”, “in Progress” “done” in offen, in Arbeit und erledigt umzubenennen, danach wurden die Zeiträume nicht mehr farbig angezeigt. Gibt es eine sichtbare… Read more »
Hi Bernd, vielen Dank für die Blumen! Das umzubennen geht schon, aber das muss auch in der bedingten Formatierung geändert werden – obwohl man das auch ändern könnte, aber das kommt vielleicht im nächsten Update. Für die Filter (Sortierpefeile) die Zeile 8 markieren und unter Daten (zweimal) Filter anklicken. Der Zeitraum des Projekts wird nicht direkt über Start- und Enddatum angezeit, aber für alle Tage über die das Projekt läuft wird die Zeile 8 grau eingefärbt, wenn Dir das hilft. Grüße Oliver
Hallo Oliver, danke Dir für die Vorlage.
Leider klappt das nicht mit der festen Eingabe des Enddatums des Projekts.
In welcher Zeile soll das Enddatum eingegeben werden?
Gruß Wolfgang
Hi Wolfgang – gern geschehen. Ich bin mir nicht ganz sicher, was Du meinst. Es gibt zweimal ein Enddatum. Einmal das Due Date, das ist das Datum, zu dem das Projekt abgeschlossen sein soll; in Zelle B6. Dort trägst Du also das Datum ein zu dem das Projekt fertig sein muss. Und ein geplanntes Enddatum über eine Formel in B5. Das ergibt sich aus der letzten geplannten Woche “DUE WEEK” in Spalte F. Überschreitet die Planung den angestrebten Zeitpunkt der Fertigstellung in B6 soll dich Dich die Vorlage darauf hinweisen. Wenn Du etwas anderes brauchst, dann kannst du mir auch… Read more »
Hallo Oliver,
jetzt ist es eindeutiger, danke Dir.
[…] Hier noch ein Link zu einer etwas detaillierteren Vorlage für die Projektplanung. […]
Hallo,
das ist wirklich ein super Plan. Danke dafür.
Ich habe versucht, die Projektdauer zu verlängern indem ich die letzten 7 Tage kopiert habe.
Das Kopieren funktioniert zwar, aber die Statusbalken hören trotzdem am 06.05. auf.
Wie bekomme ich es hin das die zusätzlichen Wochenend-Spalten automatisch blau markiert werden und die Breiten der hinzugefügten Spalten automatisch die richtige (schmale) Breite haben?
Für Deine Hilfe danke ich Dir.
Hi Stefan,
danke für deine Rückmeldung erstmal! Eigentlich sollte das funktionieren, indem die Spalten kopierst, die nächste freie Spalte markierst und einfügst – nur die Filter werden nicht übernommen. Dafür die Zeile 8 markieren und unter Daten die Filter einmal deaktivieren und wieder aktivieren. Aber is halt Excel – wenn das bei Dir nicht klappt, dann kannst Du mir Dein File auch gerne per e-Mail schicken und ich schau mir das an. Grüße Oliver
Hallo Oliver,
super Projektplan, ist eine echte Hilfe! Gibt es inzwischen eine Lösung über den Jahreswechsel?
Vorab vielen dank für Deine Mühe!
Hi – ja ich dachte das würde jetzt funktionieren. Wenn das bei Dir nicht geht, dann ist es immer am einfachsten, wenn Du mir Deinen Plan / ein Beispiel schickst. Grüße Oliver
Hallo Oliver, herzlichen Dank für deinen Beitrag und deine Mühe bei diesem File. Ich hatte nämlich ein einfaches Projektplan Tool gebraucht und bin richtig bei dir gelandet! Ich bin recht dankbar, dass es Menschen gibt die ihr Wissen einfach mit der Welt teilen möchten und uns allen dabei unterstützen. Danke vielmals _/_
Hallo Carolina, vielen Dank für Dein Feedback – freut mich, wenn Dir mein Projekt Template hilft. Grüße Oliver
Hallo,
danke für den super tollen Projektplan. Ich bin echt begeistert weil er einfach ist und übersichtlich.
Ein Frage hab ich trotzdem, wenn ich in einem xls file jedes Tab für ein eigenes Projekt nehme, wie kann ich dann den Data Tab dazu bringen jeweils auf das Projekt in einem Tab zu referenzieren? Also ein Tab Data mit den ganzen Daten der einzelnen Projekt Tabs? Muh weiß jemand ne Lösung?
Hi Rene – danke für dein Feedback! Aber ich bin mir nicht ganz sicher, was Du meinst. Vielleicht kannst Du mir Dein File mal schicken, dann kann ich mir das ansehen. Grüße Oliver
meinte natürlich Mhhh 🙂
Hallo Oliver, ich bin von diesem Plan sehr angetan, da er sich auf das wesentliche beschränkt. Er ist optimal für meine Milestoneplanung geeignet. Da bei mir aber die Projekte meist etwas länger dauern (Zeitraum 2-5 Jahre), ist meine Frage: was muss ich ändern, damit er im farbigen Teil die richtigen Zellen einfärbt. Bsp. Projektstart war 10/2015. Punkt ‘Design’ startet in week 30/2016 und wird mit allen Schleifen und Funktionstests voraussichtlich in week 28/2017 enden. Das bekommt die Tabelle aktuell nicht umgesetzt, da es ja mehrere Wochen 28 und 30 gibt (pro Jahr eben eine 😉 ). Kannst du mir hier… Read more »
Hallo Cordula, danke für Dein Feedback. Aktuell kann das Sheet nur Projekte innerhalb von 52 Wochen abbilden – alles was darüber hinaus geht produziert genau das Problem, dass Du beschreibst. Eine “einfache” Lösung wäre für jedes Jahr einen seperaten Reiter anzulegen und Projektteile und Fortschritte jeweils zu übertragen, allerdings beziehen sich die Reiter dann nicht aufeinander. Ein andere User hat gerade ein ähnliches Problem denke ich. Ich versuche mir das anzusehen, aber im Moment bin ich sehr eingebuden in laufende Projekte, daher kann ich nicht sagen, wann das sein wird. Tut mir Leid, wenn ich Dir hier aktuell nicht richtig… Read more »
Hallo Oliver,
zwei Fragen:
* Wie überredet man Excel in deinem Plan auch die Wochenenden einzufärben? (Bsp. Gelb für In Progess)
* Wie überredet man Excel einen neuen Status mit einer eigenen Farbe zu versehen?
Mir ist schon klar, dass das über die bedingte Formatierung funktioniert. Leider hab ich den Eintrag nicht gefunden – also gefunden schon, es klappt bei mir nur nicht….
Gruß
Holger
Hi Holger, wenn Du mir dein File per E-Mail schickst, dann kann ich mir das ansehen. Grüße Oliver
Ich habe den Fehler selber gefunden. Es lag an dem “Anhängen” von weiteren Spalten. Dadurch wurden weitere Teile für die bedingte Formatierung angehängt. Den Bereich habe ich korrigiert und schon geht es – Danke für das Angebot!! Gruß Holger
Hi Holger – freut mich dass das geklappt hat. Grüße Oliver
Hi ich finde die Tabelle auch richtig toll! Allerdings habe ich das gleiche Problem mit dem Ergänzen eines Status mit neuer Farbe. Könnt ihr mir erklären wie man eines hinzufügt? Danke und Gruß Chris
Hi Chris – danke Für Dein Lob! Das müsstest Du an drei Stellen machen:
1. Im Reiter DATA in der Spalte C einen weiteren Status hinzufügen
2. Im Projekt Reiter in SPalte G über Daten-> Datenüberprüfung die Formel =INDIREKT(“DATA!$C$2:$C$5”) entsprechend erweitern (für alle Zellen in Spalte G)
3. Unter Start -> Bedingte Formatierung -> Regeln verwalten eine neue Regel mit dem neuen Status hinzufügen mit der entsprechenden Farbe
Grüße
Oliver
Hallo Olliver, ich bin gerade auf deinen Projektplan gestoßen und finde ihn wirklich sehr sehr gut. Gibt es eine Lösung für den Plan mit den Kalenderwochen, wenn sich das Projekt über mehr als ein Jahr erstreckt? Danke schonmal, Steffi
Hi Steffi, danke für Dein Feedback. Leider nicht konkret, aber Du kannst die beiden Jahre über zwei Reiter verteilen – das ist dann natürlich etwas manuell. Grüße Oliver
Bei mir funktioniert die Tabelle nicht 100%. Es gibt Probleme mit Zellen, in denen die KALENDERWOCHEN-Funktion verwendet wird. Wie ich jetzt nach einiger Recherche festgestellt habe, liegt es wohl daran, dass ich mit Excel 2007 arbeite. Die hier verwendete Formel KALENDERWOCHE mit dem Zahl_Typ “21” funktioniert offenbar erst ab der Excel Version 2010 (und aufwärts).
Vielleicht kann man das als Hinweis noch mit aufnehmen, um dem einen oder anderen etwas Zeit bei der Fehlersuche zu ersparen.
Die Tabelle ansich gefällt mir übrigens sehr gut! Danke für die Mühe an den Autor!!
Hi Jan, danke erstmal für das Lob. Mit der Excel Version hast du recht – das funktioniert erst ab Excel 2010. Grüße Oliver
Hi Oliver,
erstmal danke für den super Projektplan.
Nur, entweder ich stell mich zu dumm an, oder ich brauch tatsächlich deine Hilfe.
Wie genau funktioniert das mit der Spalte PROJECTPART?
Wenn ich alle Parts einzeln eingebe, erscheint immer eine Linie unter den Parts. Wenn ich einzelne Zeilen freilasse und nachträglich etwas reinschreibe, erscheint auch eine Linie unterhalb.
Wenn ich den Namen des Projectparts nachträglich ändere erscheint auch eine Linie unterhalb.
Wie kann ich das am besten steuern, dass die Linien nur erscheinen wenn ich das will?
Hallo Bene, entschuldige, dass ich mich erst so spät melde. Die Linie bezieht sich nur auf Projektpart. Die Linien sollen jeweils einen Part zusammenfassen. Wenn Du dor also z.B. zweimal untereinander “Teil 1” eingibst, dann erscheint die Linie nur unter der zweiten Zeile mit “Teil 1”. Ich hoffe das hilft Dir noch. Grüße Oliver
Super Vorlage! Toll dass Sie diesen Projektplan einfach so zur Verfügung stellen. In der aktuellen Datei sind 2 kleinere Bugs.
1. Die AutoFilter-Funktion klappt erst nach Neuzuweisung zur Tabelle.
2. Beim Project_Plan_KW klappt die Formatierung der aktuellen Woche nicht, da die bedingte Formatierung auf $A$1 zielt, die Heute()-Funktion aber in $B$2 steht.
Vielleicht können Sie dies bei Gelegenheit korrigieren.
Besten Dank.
Hallo Andreas, danke für Deine Bugs – ich habe ein Update eingestellt und den heute Bezug dort behoben. Das mit dem Autofilter liegt an der Leerzeile in der alten Version. Dort hab ich den Autofilter “einfach” raus genommen. Grüße Oliver
Hallo,
ich finde die Vorlage prima und würde Sie gerne in meinem Projekt nutzen.
Allerdings funktioniert bei mir leider das Ende der Task nicht und die farbigen Säulen reichen jeweils bis ans Ende des Projektsplans – trotz eingefüllter due week
Danke für ein kurzes Feedback
Wolfgang
Hallo Wolfgang – danke für Dein Feedback. Hat sich das Prblem mittlerweile gelöst. Wenn nicht, dann schick mir doch bitte Deinen Projektplan per E-Mail, dann kann ich mir das ansehen. Grüße Oliver
Hallo, wie schaffe ich es, das ein Task der auf ein Wochenende fällt, auch farblich angezeigt wird ? Der blaue Hintergrund an den Wochenenden ist immer im Vordergrund .
Vielen Dank
Gruß Achim
Hallo Achim, deanke für Dein Feedback. Ich habe die Wochenendemarkierung im Update jetzt variabel gemacht und hinter die Planmarkierung gelegt. Grüße Oliver
Hallo,
das ist ein super Projektplan! Vielen Dank hierfür! Unser Team ist recht umfangreich. Unter Responsible und Accountable kann ich nur das eintragen, was ich zuvor bei Participants in den Zeilen 5 bis 30 eingetragen habe. Alles was vor Zeile 5 und nach Zeile 30 steht wird nicht übernommen.
Wo kann ich das editieren?
Vielen Dank im vorraus!
Gruß Daniel
Hallo Daniel, danke für Dein Lob. Das kannst Du über Daten-> Datenprüfung in jeder Zelle einstellen. Ich habe gerade ein Update eingestellt, da ist die Liste von Haus aus länger. Grüße Oliver
Lieber Oliver,
besten Dank für die Vorlage, die ist wirklich super und (fast) genau das, was ich brauche. Ich habe nur ein Problem: Mein Projekt dauert von Anfang 2018 bis Ende Juli 2019. Ich kann die Wochen problemlos weiterführen, nur die Balkenmarkierung funktioniert dann nicht mehr, weil es natürlich Jahresübergreifend ist.
Gibt es eine Möglichkeit das anzupassen, kannst du mir helfen und wenn ja, was würde das kosten?
Vielen Dank und lg
Marion
Hallo Mario, danke für Dein Feedback. Ich habe gerade ein Update eingestellt, dass sollte Dein “Problem” beheben. Grüße Oliver
Hallo, ich bin via Google auf diesen super Projektplan gestoßen. Der Eintrag hat ja mittlerweile schon ein paar Jahre auf dem Buckel, aber vielleicht kann mir trotzdem noch jemand helfen: Bei mir funktioniert es leider nicht, ein Projekt über den Jahreswechsel hinaus zu planen. Gibt es da eine Lösung? Vielen Dank auf jeden Fall schon mal für die schöne Vorlage!
Hi Lars – ja ich weiß, gab lange kein Update mehr… ich konnte mir einfach nicht vorstellen, dass so viele Leute Excel benutzen um Projekte zu planen, die länger dauern als ein Jahr! Ich arbeite gerade an einem Update, damit man mehr als 52 Wochen beplanen kann, dann muss man nur leider auch das Jahr mit angeben. Grüße Oliver
Lieber Oliver!
Vielen, vielen Dank für das neue Update – damit hast du mir sehr geholfen!
Bei mir funktioniert alles einwandfrei!
Besten Dank und lg
Marion
Hallo Marion – danke für Dein Feedback! Freut mich, wenn das Update funktioniert. Grüße Oliver
Hallo, leider funktioniert nach dem letzten Update die Spalte “F” (Start Week) in Project_Plan_KW nicht. Hierin ist statt einer generellen Formatierung das Datumsformat eingestellt.
Selbst wenn man das umstellt, funktioniert ebenfalls die Wochenauszeichnung im Gantt-Diagramm nicht.
Ich habe dabei alles eingetragen, aber die farbigen Wochenkästchen wollen nicht erscheinen
Hi Georg – tut mir Leid, dass das bei Dir nicht funtioniert. Ich habe versucht das nachzuvollziehen und konnte das nicht replizieren. Wenn Du das Problem weiterhin hast, kannst Du mir Dein File mal schicken, dann kann ich mir das ansehen. Grüße Oliver
Hi, vielen Dank für die super Arbeit. Leider funktioniert bei meiner Planung nicht die Anzeige der KW, obwohl das Startdatum eingetragen wurde. Bei dem Planned Project End Date werden nur 4 Tage angezeigt.
Hi Pierre, danke für Deine Feedback. Kannst Du mir bitte Dein File schicken, dann kann ich am schnellsten sehen, wo das Problem sein könnte. Grüße Oliver
Hallo Oliver,
vielen Dank für diesen super Projektplan. Ich hätte eine Frage zur Darstellung von Teilprojekten, die sich nicht über einen geschlossenen Zeitraum erstrecken, sondern über mehrere getrennte Zeiträume, also beispielsweise von KW 3-5 und KW 8-16. Kann man diese Zeiträume in einer Zeile (in der Kalenderwochenübersicht) darstellen? Also so, dass in der Zeile des jeweiligen Teilprojekts in der Wochenübersicht beide Zeiträume markiert werden?
Hi Caroline – Danke für Deine Feedback. Aber: leider nein, zwei Zeiträume in einer Zeile würde bedeuten, dass man zwei Start und End Daten eingeben müsste. Dann ist der Projektplan wieder nicht einfach… ich würde die zwei Projekte untereinander schreiben (Teil 1 und Teil 2) und die Zeiträume entsprechend angeben. Grüße aus München, Oliver
Hi Oliver,
tolle Vorlage, vielen Dank! 🙂
Ich habe eine Frage zu der Tagesansicht: Ein Projekt geht zwar über mehrere Wochen, aber ich möchte nur die Tage farbig markieren, an denen auch für das Projekt was gemacht wird und die anderen weiß lassen. Geht das mit dieser Vorlage?
Danke dir!
Hallo Nadia – danke für die Blumen. Wären das immer die gleichen Tage oder würdest Du das quasi als Erfassung nutzen wollen? Grüße Oliver
Super Plan jedoch aktualisiert sich die aktuelle Tagesanzeige bei mir nicht. Beim erstellen des Plans, springt der Balken aufs richtige Datum, aktualisiert sich jedoch nicht wenn ich die Datei am nächsten Tag wieder öffne.
Hallo Eduard – danke für Dein Lob! Das ist schwer zu sagen, aber es könnte sein, dass Deine Berechnung auf manuell steht? Sonst kannst Du mir Dein File gerne schicken, dann kann ich mir das ansehen.
Grüße
Oliver
Klasse Vorlage – Kann auch von großen Unternehmen genützt werden.
Danke vielmals!
Dankeschön Georg!
Hi,
bri mir funktioniert das 2 Jahres Excel nicht. Bei Angabe der “Start Week” im unteren Teil, also Planungsteil wird wenn ich die Woche eintrage (z.B. 21) nur ein Datum eingetragen und die Fprmatierung im Kalender rechts funktioniert nicht.
Das Problem wurde schon mal gemeldet, ich kann aber nicht sehen ob es irgendwie gelößt wurde.
Gruß
T
Hallo Torsten, das ist natürlich schlecht. Wenn Du mir Dein File schickst, kann man das erfahrungsgemäß am Schnellsten beheben.
Grüße aus München – Oliver
Hi,
eigentlich ist es ja nur die originale Datei die ich runter geladen habe “Project_checklist_neu.xlsx.
Werde sie dir aber mal zusenden.
Gruß
Torsten
Hi,
hab meinen Fehler gefunden. Ich habe das Jahr nicht mit angegeben bei der Angabe der Woche. Ich habe “21! anstatt “21 18” geschrieben.
-Torsten
Hi Thorsten – super! Grüße aus München
Hallo, sehr schön! anbei noch ein Makro für eine Ermöglichung der Mehrfachauswahl von Usern in den Dropdown feldern. so lassen sich auch mehrere Verantwortliche nacheinander hinzufügen. Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) ‘** Mehrfachauswahl ?ber DropDown-Liste (G?ltigkeitspr?fung) ‘** Einf?gen im Code-Container des betreffenden Arbeitsblattes unter Change ‘** Dimensionierung der Variablen Dim rngDV As Range Dim wert_old As String Dim wertnew As String ‘** Errorhandling On Error GoTo Errorhandling ‘** Mehrfachauswahl im definierten Bereich (Bsp. D9:E108) durchf?hren If Not Application.Intersect(Target, Range(“D9:E108”)) Is Nothing Then ‘**Range definieren Set rngDV = Target.SpecialCells(xlCellTypeAllValidation) If rngDV Is Nothing Then GoTo Errorhandling ‘** Pr?fen, ob eine… Read more »
Hi Bernd – nicht getestet, aber sieht interessant aus. Grüße aus München – Oliver
Hallo,
wo für ist der Wert in der Spalte J ab Zeile 10 im Karteireiter Project_Plan_Tage gedacht?
=WENNFEHLER(WENN(UND(SVERWEIS($H10;DATA!$A$2:$B$6;2;0)<3;$G10<$B$1);$G10+1;0);0)
In der Spalte B1 steht ja nichts drin, daher die Frage was angezeigt werden soll dann kann man das anpassen.
Gruß Bernd
Hallo Bernd, in der Spalte B1 (Project_Plan_Tage) steht =HEUTE()+(WOCHENTAG(HEUTE();2)*-1)+1. Ob man die Einträge in der Hilfsspalte für die Tage noch braucht kann ich auf die schnelle gar nicht sagen. Für die Wochenplanung habe ich das eingebaut, um die Jahre unterscheiden zu können. Grüße Oliver
Hallo und RESPEKT! Tolles Tool. Lange nach so etwas gesucht.
Eine Frage, besteht die Möglichkeit in der Tageplanung nicht immer den ersten Tag der Woche sondern den tatsächlichen Tag blau anzuzeigen? Danke LG
Hallo Harald – danke für Dein Lob! Da hast Du tatsächlich einen Bug entdeckt – da soll das aktuelle Datum markiert werden. Ich weiß noch nicht, wann ich dazu komme, dass zu reparieren, aber auf die schnelle musst Du “nur” die Formel in K4:FO4 ersetzen durch WENN(K7=HEUTE();1;0).
Grüße aus München Oliver
Hallo Oliver
Ich finde diesen Projektplan toll, hab ihn auch schon für meine Zwecke abgeändert. Nur habe ich ein kleines Problem, wenn es um den Jahreswechsel geht. Da habe ich deine Formel genommen: =KALENDERWOCHE(G9;21)&” “&JAHR(G9)-2000 aber z.B. am 31.12.2019 erscheint mir als Kalenderwoche 1 19 und nicht 1 20. Wie könnte man dieses Problem am Besten lösen? Hättest du hierzu einen Tipp oder eine Formel?
Besten Dank.
Viele Grüsse
Michaela
Hallo Michaela, danke für die Blumen, es freut mich, wenn der Projektplan rege benutzt wird! Das Jahr zu dem Datum ist ja auch 2019, daher die 19. Auf die schnelle könnte man das nur manuell korrigieren, in dem nan in der ersten Formel statt 2000 nur 1999 abzieht. Alternativ könnte man prüfen ob die KW die KW 1 ist und dann jeweils 1999 oder 2000 abziehen, bei abweichendem Jahr… Wenn Dir das nicht ausreicht, dann schick mir doch bitte Deinen Projektplan und ich schau mir das an.
Grüße
Oliver