DATEV Rechnungswesen ist eines der stabilsten und saubersten Programmen zum Rechnungswesen, dass ich kenne und bisher verwendet habe. Es hat seine Tücken und Nachteile, aber im Großen und Ganzen ist DATEV Rechnungswesen nicht umsonst so weit verbreitet. Als Controller hat mich eine Sache aber schon immer an DATEV gestört und das ist der generelle Geiz, Daten in einem vernünftigen Format raus zu rücken! Zu einem dieser Exporte habe ich bereits vor langer Zeit eine Lösung gefunden und die will ich hier kurz vorstellen.

DATEV Export aller Buchungen

Warum überhaupt Buchungen exportieren

Aus der Sicht eines Buchhalters bietet DATEV viele Möglichkeiten die bebuchten Konten einzusehen und abzustimmen. Aber im Zusammenfassen und Auswerten der gebuchten Kontobewegungen und allen anderen Information ist DATEV fast ausschließlich auf die BWA beschränkt. Die ist auch gut und die Möglichkeit mehrere individuelle BWAs anzulegen finde ich hervorragend. Aber als Controller hätte ich gerne eine saubere Möglichkeit alle Kontobewegungen in Excel zu exportieren und die Informationen zu erhalten, die ich verarbeiten und untersuchen will.

Konkret erstelle ich oft GuVs und Bilanzen in Excel auf Basis der Kontobuchungen in DATEV, aus dem einfachen Grund diese schnell und individuell zusammenstellen zu können. Ich habe aber lange Zeit keine saubere Möglichkeit gefunden an diese Daten heranzukommen, bis mein Partner, Sven Fischer, mir folgendes gezeigt hat.

Kontobuchungen exportieren

Schritt 1: Um alle Buchungssätze in Excel zu exportieren, klickst Du auf „Anwendungsübersichten“ | „Rechnungswesen“.

Schritt 2: Hier wählst Du Dein Unternehmen sowie das betreffende Jahr aus.

Schritt 3: Du gelangst anschließend in die Anwendung „Buchführung“ und klickst dort auf „Finanzbuchführung auswerten“ | „Kontoblatt“.

Schritt 4: Nun wird Dir ein leeres Kontoblatt angezeigt – Du wählst „Ansicht“ | „Eigenschaften“ aus.

Schritt 5: Alternativ kannst Du auch direkt auf das Schraubenschlüsselsymbol klicken.

Schritt 6: Nun kannst Du den gewünschten Zeitraum (Jahr, Monat oder Monatsbereich auswählen) das wird später noch mal wichtig, was Du hier auswählst.

Schritt 7: Wenn Du nun auf den Kontenumfang klickst (1. Pfeil), kannst Du entweder „Alle bebuchten“ Konten oder einen „Individuellen Stapel“ auswählen 2. Pfeil). Grundsätzlich würde ich immer „Individueller Stapel“ auswählen und anschließend „erfassen“ anklicken (3. Pfeil).

Schritt 8: Es öffnet sich nun ein Fenster in dem Du alle Sachkonten markierst (Tipp:  Erstes Konto auswählen und anschließend mit gedrückter Umschalttaste das letzte Sachkonto auswählen; 1. Pfeil). Danach klickst Du auf „Auswählen“ (2.Pfeil) und es werden alle ausgewählten Sachkonten selektiert.

Schritt 9: Anschließend wählst Du „Bestand“ | „Fensterinhalt“ | „Excel-Export /*xls)…“ aus und es öffnet sich ein Fenster in dem Du den Speicherort angeben kannst.

Fertig ist der Export aller Buchungsätze aus DATEV.

Buchungsdaten aus DATEV vervollständigen

Eigentlich sollte es das schon sein, alle Buchungen sind schön sauber nach Konten getrennt, zeilenweise angelegt; mit allem Wichtigen was man in Excel so brauchen kann, Datum, Gegenkonto, Soll/Haben, Stapel, Kostenstellen usw. Nur eine wirklich wichtige Information fehlt leider – das bebuchte Konto. Das Konto steht zwar mit drin, aber leider nur als Überschrift pro Konto. Jetzt kannst Du das natürlich manuell einfügen (und hast dabei viel Spaß) oder Du verwendest diese Formel dazu:

=WENN(B4=”Datum”;TEIL(B3;FINDEN(“Monatskonto”;B3;1)+12;FINDEN(” “;B3;FINDEN(“Monatskonto”;B3;1)+12)-(FINDEN(“Monatskonto”;B3;1)+12));A3)

Je nachdem, was Du bei Schritt 6 ausgewählt hast, Jahr oder Monat musst Du die Formel oben mit “Monatskonto” verwenden, oder diese hier mit Jahreskonto:

=WENN(B7=”Datum”;TEIL(B6;FINDEN(“Jahreskonto”;B6;1)+12;FINDEN(” “;B6;FINDEN(“Jahreskonto”;B6;1)+12)-(FINDEN(“Jahreskonto”;B6;1)+12));A6)

Hier ist noch ein Excelfile mit den beiden Formeln für “Monatskonto” und “Jahreskonto”.

Bevor Du die Formel einträgst, zunächst die ganze Tabelle markieren die Gruppierung der Zeilen entfernen (wenn vorhanden) und “Zellen verbinden” auflösen.

Um in die Erste Spalte also die Konten zu übertragen, fügst Du vor dem Datum in die Tabelle eine Spalte ein; danach kopierst Du die Formel (Monats- oder Jahreskonto) in die Zelle A2, neben “Datum”.

Die Formel prüft, ob die Zeile eine Überschriftszeile mit der Kontonummer und dem Kontonamen ist und trägt dann das entsprechende Konto ein. Die Formel ziehst Du dann bis in die letzte Zeile des Exports. Jetzt sollte überall die Kontonummer drin stehen. Bevor Du die Leer- und Kontozeilen raus sortierst/löschst, musst Du noch die Werte der Formel in Spalte A durch feste Werte ersetzen – Spalte A markieren > Kopieren > Inhalte einfügen: Werte. Jetzt kannst Du die erste Zeile löschen, in A1 Konto eintragen und die Liste nach dem Datum sortieren.

Die “nicht”-Buchungen stehen jetzt alle ganz unten (die Spaltenüberschriften und die Kontonamen), die kannst Du löschen.

Fertig! Jetzt hast Du alle Buchungen der ausgewählten Periode in einer sauberen Tabelle und kannst das in einer Pivottabelle analysieren, einen Report daraus erstellen oder Anderen zur Verfügung stellen, die keinen Zugriff auf DATEV haben.

Wenn Du wissen willst, was man damit alles anstellen kann oder mehr darüber erfahren willst wie man Buchhaltung und Controlling effizient erledigen kann, dann melde Dich einfach bei uns KONTAKT.

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