Viele Startups und junge Unternehmer benutzen zu Beginn gerne Vorlagen und Templates um nicht alles von Grund auf neu erstellen zu müssen. Ich bin auch ein Freund von Templates und deshalb hier ein Rechnungsausgangsbuch, dass über eine integrierte Rechnungsvorlage befüllt wird. Hier geht’s wieder gleich zum Download.

Rechnungsvorlage einrichten

Vorweg gleich ein Hinweis: Das ist ein Makro Excel File – damit das funktioniert, musst Du die Makro Sicherheit entsprechend einstellen. Wie das geht, wird hier erklärt.

Nachdem das geklärt ist, weiter zum eigentlichen File. Im Reiter „Template anlegen“ wird die Rechnungsvorlage erstellt – siehe Screenshot.

Die blau markierten Stellen im Template müssen individuell befüllt werden. Also die eigene Adresse, Kontaktdaten, Zahlungsbedingungen usw.

Über dem Adressfeld und rechts davon habe ich zwei sehr große Bereich freigelassen um die Rechnung individuell zu gestalten, hier können Schriftzüge, Logos, Claims oder Sonstiges eingefügt werden – die blauen Elemente solltest Du dann löschen.

Ganz unten gibt es noch einmal vier Zeilen um Informationen mitzugeben. Du musst natürlich nicht alles ausfüllen, aber das meiste davon ist relativ gängig auf einer Rechnung.

Die gelben Teile der Rechnungsvorlage werden dann individuell bei jeder Rechnung gefüllt. An der Struktur des Templates solltest Du nichts verändern, sonst funktionieren unter Umständen die Makros nicht mehr, also auch keine Zeilen/Zellen einfügen oder löschen.

Ist das Template fertig eingerichtet und der Test Druck war auch zufriedenstellend, kannst Du den Button Templates anlegen drücken. Dieses Makro kopiert Dein Template zweimal, passt das jeweils ein wenig an und erzeugt daraus zwei Reiter, „neue_Rechnung“ und „Rechnungen“ – wozu die da sind erkläre ich gleich.

Falls Du das Template später ändern willst, ist das auch kein Problem, dazu das Template wie gewünscht anpassen und den Button wieder betätigen. Falls Du aber bereits Rechnungen damit erstellt hast, würde ich das Rechnungsbuch dann in verschiedenen Versionen speichern, damit Du die Rechnungen mit dem alten Template im Notfall noch mal nach generieren kannst.

Ganz unten bei “Data” muss gar nichts geändert werden; hier werden die Rechnungsdaten für den Übertrag reingeschrieben, also bitte nicht löschen.

Neue Rechnung erstellen

Ist das Template erstellt kannst Du im Reiter „neue_Rechnung“ Deine erste Rechnung erstellen. Dazu müssen alle gelb markierten Felder ausgefüllt werden, also der Rechnungsempfänger, evtl. das Rechnungsdatum (voreingestellt ist immer das Datum von heute), die Leistungen, die abgerechnet werden sollen und der Mehrwertsteuersatz (z.B. 0% bei B2B Rechnungen ins Ausland).

Ist alles ausgefüllt, wird über den Button Rechnung speichern die Rechnung im Rechnungsbuch gespeichert und die Rechnungsvorlage wieder zurückgesetzt. Keine Angst, wenn etwas fehlt, wird die Rechnung nicht erzeugt – dann wird das entsprechende Marko beendet. Läuft alles wie geplant, fragt Dich das Makro noch, ob Du die erstellte Rechnung gleich ausdrucken willst. Diesen Schritt kannst Du auch dazu verwenden, daraus ein PDF zu erstellen. Ein Schritt der eigentlich immer sinnvoll ist.

Im Rechnungsbuch werden also alle gespeicherten Rechnungen erfasst und abgelegt, das Rechnungsausgangsbuch. Dabei wird die Rechnungsnummer inkrementell vergeben, also immer die nächst höhere Nummer. Der Teil mit den grünen Überschriften wird entsprechend aus dem Template befüllt. Den orangen Teil kannst Du gerne erweitern oder ändern, je nachdem was benötigt wird.

Für die Leistungen habe ich 14 Zeilen angelegt. Sollte das einmal nicht reichen, dann einfach eine zweite Rechnung erstellen. Und solltest Du wirklich regelmäßig mehr Zeilen benötigen als diese 14, dann solltest Du ohnehin über eine „richtige“ Lösung für Deine Abrechnung und Buchhaltung nachdenken.

Wenn Du statt einer Rechnung eine Gutschrift erstellen willst, weil Du das letzte Mal zu viel abgerechnet hast oder z.B. eine Provision auszahlen willst, dann kannst Du in Zelle D18 die Abrechnung umstellen von Rechnung auf Gutschrift. Dann solltest du natürlich bei den Beträgen überall ein negatives Vorzeichen verwenden. Im Rechnungsbuch werden die Gutschriften in der Spalte Art (Spalte C) mit GS gekennzeichnet.

Rechnungen einsehen

Weil man die Rechnungen ja immer mal wieder braucht habe ich den Reiter „Rechnungen“ mit eingefügt. Hier kannst Du über das Dropdown im Feld mit der Rechnungsnummer (F20) alle Rechnungen noch einmal aufrufen, so wie Du sie erstellt hast. Dafür musst Du nicht unbedingt das Dropdown verwenden (bei vielen Rechnungen wird das sehr unübersichtlich), sondern Du kannst die Rechnungsnummer auch direkt eingeben.

Das kannst Du einerseits nutzen um z.B. Adressen und Leistungsbeschreibungen im Reiter „neue_Rechnung“ wieder zu verwenden (copy / paste), oder um die Rechnungen gegebenenfalls noch mal auszudrucken.

Ändern kannst Du einmal erstelle Rechnungen hierüber nicht, aber Du kannst für bereits erstellte Rechnungen Gutschriften erstellen. Dazu musst Du nur die entsprechende Rechnung auswählen und den Button „Gutschrift erstellen“ drücken. Dann wird aus den Daten der bestehenden Rechnung eine Gutschrift erstellt, sodass Du eine neue Rechnung erstellen kannst (wenn z.B. etwas gefehlt hat oder falsch war). Auch hier bietet das Makro wieder die Möglichkeit an die Gutschrift gleich zu drucken.

Das Rechnungsausgangsbuch

Im Grunde kannst Du das Rechnungsbuch auch ohne die Templates verwenden. Du könntest also die Rechnungen woanders erstellen (Word Template) und dann hier nur eintragen und sammeln.

Das Rechnungsausgangsbuch kannst Du filtern und sortieren, auf die Verarbeitung der Daten aus den beiden Templates hat das keinen Einfluss. Neue Rechnungen (bzw. Gutschriften) werden nur immer ganz unten hinzugefügt. Die Leistungen werden jeweils in einer Spalte abgelegt, jeweils Beschreibung und Betrag – über das kleine Plus-Symbol (oberhalb von Spalte AK) kannst Du diese Spalten einblenden, falls nötig.

Das war’s schon, hier geht’s noch mal zu dem File.

Feedback

Würde mich freuen, wenn Du Dich meldest, wenn Du das Template verwendest. Auch wenn was nicht funktioniert immer melden, ich werde dann immer versuchen das zu reparieren. Falls Du ein individuelles Template, File oder eine Vorlage benötigst, kannst Du Dich auch jederzeit gerne an uns wenden.