Mit steigenden Aufträgen und Umsätzen steigen leider auch meistens die Kosten und damit die Anzahl der Rechnungen die man erhält. Ein Rechnungseingangsbuch ist dann meistens der erste Versuch etwas Übersicht in die Rechnungen zu bekommen. Meist wird das in Excel erstellt und geführt. Das halte ich für eine sehr gute Idee und daher habe ich eine Vorlage für ein Rechnungseingangsbuch in Excel zusammengestellt, dass einige Stolperfallen ausräumt und das wichtigste erfasst. Dazu habe ich noch einem Export eingebaut um die erfassten Rechnungen in DATEV zu importieren – das spart Zeit und macht das Verbuchen der Rechnungen genauer.

Hier gehts direkt zum Download der Rechnungseingangsbuch-Vorlage (hier noch eine Version mit Beispiel Daten).

Rechnungseingangsbuch Vorlage vorbereiten

Um die Vorlage vernünftig nutzen zu können musst Du zunächst ein paar Informationen eintragen. Das sind einmal die Lieferanten und deren Zuordnung zu den Kreditoren. Im Rechnungseingangsbuch sind dann später nur diese Lieferanten auswählbar und werden dann beim Buchungsexport den hinterlegten Kreditoren zugeordnet. Eine Liste aller in der Buchhaltung angelegten Kreditoren sollte Dir die Buchhaltung oder Dein Steuerberater sehr einfach liefern können.

Außerdem müssen die Kostenarten angelegt werden. Diese Kostenarten werden dann den Aufwandskonten in der Buchhaltung zugeordnet. Für eine genau Zuordnung sprichst Du Dich am Besten mit deiner Buchhaltung oder Deinem Steuerberater ab.

Damit Export und Import der Rechnungen später funktionieren müssen diese Informationen (Lieferanten/Kreditoren und Kostenarten/Konten) vorhanden sein. Ich habe noch eine zweite Version ohne den Export erstellt (hier gehts zum Download), da ist das etwas einfacher. Trotzdem ist es sinnvoll auch dort diese Informationen zu hinterlegen um sicher zu gehen, dass alles richtig zugeordnet wird und Du eine einheitliche Struktur erhältst.

Sind die Informationen zu Kreditoren und den Rechnungsinhalten angelegt, kannst Du auch schon damit beginnen Deine Eingangsrechnungen in das RE-Buch einzutragen. Die meisten Spalten sollten dabei selbsterklärend sein, aber es schadet nicht kurz auf alle einzugehen:

RE Eingang – hier soll das Datum des Rechnungseingangs erfasst werden; ein Stempel mit Rechnungseingang und Datum dazu ist hier sehr hilfreich
Lieferant – ist ein Auswahlfeld, dass über den Reiter Lieferanten definiert wird – hier also den Lieferanten auswählen

RE Art – hier gibt es im Grunde nur zwei Möglichkeiten, Rechnung oder Gutschrift
RE Nummer – hier wird die Rechnungsnummer eingetragen, wie sie auf der Rechnung steht. In der Spalte daneben wird überprüft, ob die Rechnungsnummer schon einmal eingetragen ist; das hilft dabei doppelte Einträge zu identifizieren. Trotzdem können schon mal zwei verschiedene Lieferanten die gleiche Rechnungsnummer vergeben
RE Datum – hier wird das Rechnungsdatum, wie es auf der Rechnung steht eingetragen
Leistungszeitraum – ist ein Kann-Feld; der Übersichtlichkeit halber solltest Du hier den Leistungszeitraum separat eintragen, das Format dazu kannst Du frei wählen z.B. “10 2016” oder “Okt 16”
Brutto Betrag – ist der Brutto Betrag wie er auf der Rechnung steht
MWSt. Satz – ist der Mehrwertsteuersatz, wie er auf der Rechnung steht
Netto Betrag – ist ein Berechnungsfeld aus dem Bruttobetrag und dem MWSt. Satz
Rechnungsinhalt – ist ein Freifeld; hier kannst Du detaillierte Informationen zur Rechnung hinterlegen
Kostenart – ist ein Auswahlfeld, dass über den Reiter Kostenarten definiert wird – hier also die Kostenart auswählen, im Grunde die Rechnungskategorie
MA Kürzel – hier kann ein Mitarbeiterkürzel hinterlegt werden, wenn mehrere Personen das Rechnungseingangsbuch bearbeiten; die Spalte kannst Du aber auch für etwas anderes nutzen, z.B. “bezahlt” oder “freigegeben” oder “geprüft”
Buchungs-export – diese Spalte steuert den Buchungsexport

Das Rechnungseingangsbuch ist 10.000 Zeilen lang. Wenn Du an diese Grenze stößt, solltest Du Dir langsam über eine “richtige” Lösung Gedanken machen. Zeilen löschen ist ok, obwohl ich das nicht machen würde. Willst Du Zeilen einfügen solltest Du nur die Formeln in den beiden grünen Spalten übernehmen. Wenn Du Spalten einfügst funktioniert mit ziemlicher Sicherheit das Makro für den Export nicht mehr.

Der DATEV Export

Um die Kommunikation mit dem Steuerberater oder Buchhalter zu vereinfachen ist in der Vorlage ein Export eingebaut. Dieser erstellt aus den eingetragenen Rechnungen eine Tabelle, die Dein Steuerberater oder Buchhalter sehr einfach in DATEV importieren kann. Für alle Buchhaltungsprogramme kann ich das leider nicht vorbereiten. Solltest Du hier Hilfe brauchen, kannst Du Dich aber gerne an uns wenden. Um Rechnungen zum Export hinzuzufügen musst Du in Spalte N ein “x” eintragen. Alle Zeilen mit einem “x” werden in den Export integriert.

Um den Export zu erstellen musst Du im Reiter “DATEV Buchungsexport” den Button “Export erstellen” anklicken. Dann bereitet ein Makro die Daten für den Export auf. Wie man die Makrosicherheit einstellt, kannst Du hier sehen (https://support.office.com/de-de/article/%C3%84ndern-der-Makrosicherheitseinstellungen-in-Excel-3b5ec213-efcc-4d48-9efd-83d097397a7e) oder in Google nach Excel Makro Sicherheit suchen.
Den Export dann in ein .csv File kopieren und in DATEV importieren oder an den Steuerberater schicken.

Wenn der Import erledigt ist, dann erfolgt über den zweiten Button, “Export verarbeitet” die Verarbeitung dieser Information im Rechnungseingangsbuch. Klickst Du auf diesen Button wird der aktuelle Export gelöscht und im Rechnungseingangsbuch in der Spalte Buchungsexport das heutige Datum statt dem “x” hinterlegt. Damit weißt Du welche Rechnungen bereits importiert wurden. Das solltest Du also wirklich erst machen, wenn Du sicher bist, dass die entsprechenden Rechnungen importiert sind.

Rechnungseingangsbuch Tipps

Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll das Rechnungseingangsbuch möglichst aktuell zu halten, also wirklich jeden Tag die eingehenden Rechnungen einzutragen. Wenn mehrere Mitarbeiter Rechnungen eintragen solltest Du einen Mitarbeiter festlegen, der für die Auswahlfelder (Lieferanten und die Kostenarten) verantwortlich ist, damit dort keine doppelten Einträge entstehen. Vielleicht gleich jemanden aus der Buchhaltung wenn möglich. Je nach Anzahl der Rechnungen solltest Du den Export wöchentlich oder monatlich machen.

So jetzt viel Saß damit – hier gehts noch mal zum Download der Export Version und hier die Version ohne den Export. Wenn Fragen dazu auftauchen, dann immer her damit in den Kommentaren oder per E-Mail. Wenn Du eine individuellere Lösung brauchst, dann helfen wir Dir natürlich gerne weiter.

UPDATE 2020

Wir haben die neuen Steuersätze von 5% und 16% in den Excel Files ergänzt – Viel Erfolg!

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