Reisekostenabrechnung und Auslagenabrechnung sind ein leidiges Thema, aber ohne ist ein normaler Bürobetrieb kaum mehr möglich.
Mittlerweile gibt es ein paar Apps dazu (z.B. xpenditure oder von HRworks), die kommen meist ohne Belege aus und funktionieren aber eher als Spesenabrechnung. Wer das Geld nicht ausgeben möchte und auch nicht so viele Reisen hat, für den ist mein Excel Template gedacht.

Hier gehts direkt zum Download.

Reisekostenabrechnung und Auslagenabrechnung in Einem

Das Template enthält zwei Reiter, einen für die Reisekostenabrechnung und einen zweiten für die Auslagenabrechnung. Die Auslagenabrechnung ist im Grunde das Gleiche wie die Reisekostenabrechnung nur ohne den Reiseteil. Wenn Du möchtest kannst Du daraus auch zwei Templates machen, indem Du jeweils einen Reiter löscht und entsprechend speicherst und verwendest. Die Funktionen bleiben dabei trotzdem erhalten, solange der DATA Reiter erhalten bleibt. Zunächst zur Auslagenabrechnung, weil die etwas einfacher ist.

Auslagenabrechnung

Hier werden tabellarisch alle Auslagen erfasst, mit Belegnummer, Zweck und den Beträgen. Unten wird eine Summe ausgegeben. Felder für Name, IBAN und Datum stellen sicher, dass alles richtig abgerechnet wird.

Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung teilt sich in drei Bereiche, die Reiseetappen, Übernachtungen und Auslagen. Dies dient z.B. der Ermittlung der Kilometerpauschale bei Fahrten mit den eigenen Kfz oder auch der Ermittlung der Verpflegungspauschalen. Fahrten mit Taxi und öffentlichem Nahverkehr würde ich unter den Reiseetappen nicht mit aufnehmen.

Der zweite Bereich ist für die Übernachtungen angelegt. Hier werden die relevanten Informationen dazu abgefragt, so dass daraus auch Anpassungen der Verpflegungspauschale hervorgehen, wenn im Hotel z.B. bereits Frühstück enthalten ist.

Zuletzt folgt wie in der Auslagenabrechnung eine Aufstellung der Belege zu der Reise. Das können Taxiquittungen oder Flug- und Bahntickets sein oder Bewirtungsbelege – alles eben was zur Reise gehört. Belege zu Etappen oder Übernachtungen können oben jeweils entsprechend zugeordnet werden.

Hier noch mal der Link zum Template.

Ich würde noch einen zusätzlichen Reiter mit einfügen in dem man die Reisekostenrichtlinien mit aufnimmt. Wann die Mitarbeiter die Auslagen einreichen sollen und wann die abgerechnet werden muss jeder für sich organisieren. Meiner Erfahrung nach ist des Einfachste immer alles sofort zu bezahlen. Das erhöht die Zufriedenheit und man kann Abrechnungen nicht so leicht vergessen.

Wenn Du Fragen dazu hast, dann melde Dich einfach bei uns per E-Mail oder in den Kommentaren.