Zum Jahreswechsel sind es immer die gleichen Files, die man immer wieder erstellt. Entweder weil man sie selber benötigt, oder weil einen Kollegen oder Freunde darum bitten. Eines dieser Files sind Stundenerfassungsfiles. Sie werden für alles Mögliche gebraucht, zur Erfassung (oder besser zum ab-arbeiten) von Überstunden, Krankheitstagen, einfache Stundenerfassung usw. Weil die Ansprüche hier immer sehr individuell sind, habe ich versucht eine Vorlage zu bauen, die relativ einfach und allgemein Stunden erfasst.

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Erläuterungen zur Vorlage

Einstellungen

In dem Excel File sind zwei Versionen zur Erfassung enthalten, Überstunden und Stundenerfassung. Der dritte Reiter “DATA” enthält die zu verwendenden Daten. Damit die Vorlage möglichst reibungslos funktioniert musst Du zunächst im Reiter “DATA” ein paar Dinge anpassen.

Feiertage – hier kannst Du das Datum (und der Vollständigkeit halber) den Namen der Feiertage eintragen, die für Dich bzw. Dein Bundesland gelten. Ich nutze dafür immer diese Seite hier: feiertage.net – hier kann man sich für jedes Bundesland und jedes Jahr die gesetzlichen Feiertage raus lassen. Zu jedem Datum, dass Du hier einträgst, wird im Stundensheet der Tag als solcher, also als Nicht-Arbeitstag markiert. Problematisch sind immer Fasching/Karneval, Heilig Abend und Silvester. Die habe ich hier weggelassen, weil die Regelungen dazu sehr unterschiedlich sind. Um das richtig zu machen, könnte man an diesen Tagen die Formel für die Soll-Stunden überschreiben. Dann aber bitte für das nächste Jahr auch daran denken, dass die Formel überschrieben ist. Falls Du an diesen Tagen komplett frei hast, kannst Du sie auch dieser Liste hinzufügen. Die Feiertage für neue Jahre können einfach unten angefügt werden.

Wochenstunden – hier kannst Du für die einzelnen Wochentage die jeweiligen Soll-Stunden eintragen, an denen Du arbeitest. Ich habe mal überall 8 Stunden eingetragen, das wird wohl für viele gelten. Wenn Du aber einer der Glücklichen bist, die z.B. am Freitag nur 5 oder 6 Stunden arbeiten müssen, dann kannst Du das hier anpassen und die Werte werden dann als Soll-Stunden automatisch übernommen pro Wochentag.

Abwesenheit – die letzte Spalte enthält die möglichen Abwesenheiten, die Du in den beiden Zeiterfassungen auswählen kannst. Hier bitte nichts ändern.

Wenn hier alles eingetragen ist, dann speichern und weiter mit den Sheets zur Erfassung mit oder ohne Überstunden.

Zeiterfassung mit Überstunden

Diese Sheet dient zur Erfassung von Stunden und Überstunden (und deren Abbau) aber auch für Urlaubs und Krankheitstage. Links oben findest Du einen Block zu Deiner Person; das kann ganz nützlich sein, wenn man z.B. später mehrere Stundensheets in einem File zusammenführen will. Wichtig für die Erfassung sind die beiden letzten Felder, “Start” und “Jahr” – Abb. 2. Der Start definiert, ab wann die Erfassung gestartet wird. Wenn das Sheet vom 01.01. an genutzt wird, kommt dieses Datum rein. Wenn man aber z.B. erst zum 15.06. eines Jahres bei dem Arbeitgeber angefangen hat, dann kommt dieses Datum hier rein. Dadurch wird auch die Formatierung der Tage angepasst. Das Sheet funktioniert übrigens auch für Wechseljahre. Das Jahr gibt an für welches Jahr man die Stunden erfassen will.

Genauso kann man in dem Block daneben die Urlaubstage des Jahres eintragen (inkl. eines Übertrags aus dem Vorjahr). Wenn man das pflegt, hat man hier auch immer eine Übersicht/Kontrolle zu den eigenen verbleibenden Urlaubstagen. Der Vollständigkeit halber habe ich auch die Kranktage mit aufgenommen. Das Ganze funktioniert auch mit halben Urlaubs- und Krankheitstagen.

Wenn das alles eingetragen ist, kann man das File auch schon benutzen. In dem Screenshot unten habe ich mal angefangen den Januar 2016 einzutragen, mit Start ab dem 01.01.2016 und ich habe 24 Urlaubstage:

Der grüne Tag markiert heute, also in diesem Fall den 14.01.2016. Los gegangen ist das Jahr gleich mal mit einem Feiertag (Neujahr), daher weiß/grau. Darauf ein Wochenende. Am 04.01. und am 05.01. hatte ich jeweils einen vollen Tag Urlaub, am 06.01. ist in Bayern Heilig Drei König, also auch ein Feiertag. Am 07.01.2016 war ich dann krank und hab erst am 08.01.2016 wieder angefangen zu arbeiten – mit 8 Stunden. Die Werte in der Spalte F sind übrigens Dropdowns.

In die dunkelblauen Felder muss ich noch was eintragen – also z.B. für den 12.01.2016. am 21.01.2016 fahre ich ab dem Nachmittag zum Ski fahren, daher habe ich mir dafür einen halben Tag Urlaub genommen. Die Sollstunden haben sich automatisch halbiert und der Wert für die IST Stunden fehlt noch… klar liegt ja auch in der Zukunft. Geplanter Urlaub wird oben beim Resturlaub bereits abgezogen.

In der letzten Spalte kann man die Minus- und Überstunden pro Tag sehen. In diesem Fall werden oben 12 Minusstunden angezeigt, weil ich für den Mittwoch und heute noch nichts eingetragen habe.

Die Kommentarspalte kann sehr hilfreich sein, wenn man z.B. zusätzlich eine Projektzeiterfassung ausfüllen muss oder grundsätzlich in Projekten oder für Kunden arbeitet.

Einfache Stundenerfassung

Die einfache Stundenerfassung funktioniert genauso wie die Version mit Überstunden, nur ohne die Sollstunden (und den Überstunden). Diese Version eignet sich gut für Werkstudenten, Schichtarbeiter oder ähnliche unregelmäßige Arbeitspläne. Urlaubstage, Kranktage usw. funktionieren aber auf die gleiche Weise.

Dafür habe ich in dieses Sheet einen Block mit eingefügt, der einem die Stunden pro Monat zusammenzählt.

Grundsätzliches zur Zeiterfassung

Wichtig bei jeder Zeiterfassung ist das sie ein repräsentatives Bild der Aktivität abgibt. Dabei soll sie kein Selbstzweck sein, insbesondere Projektzeiterfassungen verleiten dazu sich stundenlang damit zu beschäftigen und die Zeiten minutengenau auf die verschiedenen Projekte und Tasks aufzuteilen. Am Ende ergibt sich nicht wirklich ein genaueres Bild, sondern nur ein weiterer Task “Zeiterfassung”! Grundsätzlich sollte die Zeiterfassung pro Woche nicht mehr als 15 oder 30 Minuten in Anspruch nehmen, natürlich immer abhängig von den Aufgaben und Projekten.

Einhergehend damit gilt als Faustregel: halbe Stunden sind vollkommen ausreichend. Ein Arbeitsjahr hat ca. 1.800 Arbeitsstunden, da kommt es in Summe auf ein paar Viertel Stunden nicht an – und schon gleich gar nicht auf ein paar Minuten. Wichtig ist die Tendenz erkennen zu können und nicht die einzelnen Minuten der Projekt-Mitarbeiter und die IST Stunden vielleicht mit einem Projektplan abgleichen zu können. Diese Planung ist auch ein guter Maßstab, wenn es eine gibt. Hier würde auch niemand auf die Idee kommen Projekt-Meilensteine oder Tasks in Minuten zu planen.

So ich hoffe für den ein oder anderen ist das Sheet nützlich. Hier noch mal der Link zum Download.